摘要：流程管理是項目管理的重要組成部分，而實施與控制過程最值得關注。這篇文章講述在項目工作中，用工具嚴格進行流程管理的重要性。從項目管理的觀點看，用基于互聯(lián)網(wǎng)的解決方案比用內(nèi)部網(wǎng)節(jié)省成本。

    一、 介紹

    項目管理（PM）正逐漸被認為公司管理的有效且有力的管理系統(tǒng)。特別是那些市場導向與技術(shù)更新快的公司與組織，用項目方式進行管理不僅是維持與擴大市場份額的明智選擇，而且也是公司的生存之道。甚至對那些以運營為主的公司，變化也不可避免，亦需要項目管理使業(yè)務不斷壯大。現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢對項目管理的發(fā)展產(chǎn)生巨大影響，項目管理趨向更多的知識，如流程規(guī)劃與再造。同時，更多的與項目管理理論整合的工具正在實際工作中被開發(fā)運用。制訂良好的計劃是項目成功的基礎，但不是全部。項目經(jīng)理與項目成員應有能力實施計劃，使計劃從紙上轉(zhuǎn)成有形的交付品。計劃比較好做，因為項目經(jīng)理通常能控制核心組員及內(nèi)部信息。項目經(jīng)理可以讓其項目成員通過培訓與咨詢，得到專業(yè)的方法，從而去想、去說、去工作，利用現(xiàn)成的流程與系統(tǒng)文件制訂一套好的計劃。但即使對于經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理，項目的實施也是一個挑戰(zhàn)，要與合作伙伴、供應商及承包商進行很好的合作。這里有兩種合作情形：一種是各參與公司有不同的管理水平，有些具有專業(yè)項目管理經(jīng)驗、另外一些項目管理知識十分匱乏，很難天短期成為專業(yè)人員。項目經(jīng)理需要制定簡單實用的流程，保證溝通交流無障礙。另一種情形是項目的各參與方都具備豐富的項目管理技術(shù)。每個公司都有很好的流程，及經(jīng)過很好培訓的員工。在許多案例中表明，出色的項目經(jīng)理并不保證項目一定成功。其挑戰(zhàn)是如何嚴格地遵循復雜的流程并在一個小組內(nèi)實行。這需要參與公司協(xié)調(diào)一致，建立一套有效的管理協(xié)調(diào)系統(tǒng)。本文著重講述實施計劃，建立可執(zhí)行項目流程，并展示如何利用互聯(lián)網(wǎng)進行項目管理。

    二、項目中的流程

    流程規(guī)劃與再造是公司提高運營管理的兩個重要方面，實施ISO 認證是提高公司管理水平的途徑之一。另一個方法是實施六個標準差（Six Sigma）管理，這是類似于商業(yè)流程管理的一套方法，在許多公司，如霍尼韋爾、GE 和摩托羅拉等應用，創(chuàng)造了奇跡。ISO 與六個標準差證實：在日常工作中使用標準化且優(yōu)化流程，可使公司管理完善，減少偏差，提高效率。流程是通過一系列相關工作產(chǎn)生結(jié)果，具有重復性。即使項目運作具有臨時性特征，許多項目工作，包括變更、洽商、材料供應等，具有重復性，可以運用流程規(guī)劃方法與相應工具有效管理。在《項目管理知識體系指南》一書中，項目流程管理被定義為五階段：

    ——啟動-授權(quán)項目或過程

    ——規(guī)劃-定義與確定目標，選擇最佳行動完成目標

    三、實施與控制過程的主要挑戰(zhàn)

    設立流程的目的是解決項目的核心問題：時間延誤與成本造支。這兩大問題可分解為如下幾項：

    ——如何激勵員工

    ——如何將項目計劃有效地與所有成員溝通，特別是遠程項目管理

    考慮到這些問題，在目前項目中可以概況三個普遍問題：流程問題、溝通問題與人員問題。

    流程問題：

    流程沒有很好規(guī)劃-ISO沒被正確執(zhí)行；

    遵循不一致的流程-依賴于人的技巧與意愿，努力程度-結(jié)果工作質(zhì)量不穩(wěn)定；

    人員問題：

    花費很多精力在紙上實施ISO-雖然需要，但項目組成員感覺無味，做了許多不增值的工作，影響主要任務與技術(shù)工作的正常完成；

    過份依靠項目組成員的自覺性-人畢竟是人，不能過份依賴人的主觀能動性；

    溝通問題：

    花費太多時間溝通，了解問題與變更-在許多情況中，電子郵件與傳真不起作用；

    不能了解最新的時間表與變更，結(jié)果缺少決策必需的信息支持；或者信息過時，按錯誤信息進行決策。

    如何處理流程問題？

    憑借多年的項目工作經(jīng)驗，霍尼韋爾公司我的工程網(wǎng)開發(fā)了網(wǎng)上平臺，進行項目管理。我的工程網(wǎng)幫助項目經(jīng)理利用系統(tǒng)化的、優(yōu)化的方法并規(guī)劃并實施流程。

    我的工程網(wǎng)在設計流程中，有四個主要方面：表格、路徑、權(quán)限與創(chuàng)建者。在流程中，表格是溝通方經(jīng)常用到的，包括姓名、地址、描述及意見、日期、地點及附件等信息。日常工作中，我們會用到多種形式的表格。路徑是流程流動次序，包括四個方面內(nèi)容：

    誰處理這些表格？

    這張表格流經(jīng)多少個步驟？

    每一步會通知誰？

    路徑會按什么順序走？

    權(quán)限是保密問題，即誰可看哪張表格？創(chuàng)建者有權(quán)設計流程，或記錄表格和流程中的所有活動。

    舉個例子：在一個電廠的管理系統(tǒng)項目中，項目經(jīng)理接到客戶變更請求，涉及到工程部、培訓部、協(xié)調(diào)部和工廠。實際的變更流程不是單向的，如圖三所示是循環(huán)的。在我的工程網(wǎng)四個主要方面中，路徑是最復雜的一個概念，在圖三中，矩形表示角色：包括項目經(jīng)理、工程部、培訓部、協(xié)調(diào)部和工廠。步驟共有9步：技術(shù)查看、安排培訓、發(fā)送VO、更新計劃、變更計劃、執(zhí)行，確認VO，進行生產(chǎn)。

    這個流程包括以下步驟：

    項目經(jīng)理擬定建議書，提交給工程部�！爸凉こ滩繉忛啞�。工程部人員更改設計并有兩個選擇：提交表格至培訓部。如何需要培訓即“安排培訓”，或直接交到協(xié)調(diào)部�！霸O計通過”。若需要培訓，培訓部人員將更改培訓時間，提交表格至協(xié)調(diào)部�！霸O計通過”。協(xié)調(diào)部將改變定單，至工廠“發(fā)送VO”。工廠人員將更新生產(chǎn)計劃，傳遞表格至項目經(jīng)理“更新計劃”已被批準。項目經(jīng)理可以接受計劃或傳遞至協(xié)調(diào)部。去“執(zhí)行”，或拒絕計劃，返回給工廠，更新計劃，再次“改變設計”。將要經(jīng)過若干次返復，直至工廠更新計劃被項目接受。協(xié)調(diào)部發(fā)布“確認VO”至工廠。最終，工廠從“確認VO”至“生產(chǎn)”，完成此變更。對于一個角色或許有多步行動。以協(xié)調(diào)部為例，有“發(fā)送VO”與“確認VO”兩步。在圖三中，在每個角色下，有橢圓形表示步驟，菱形表示不同決策，是或否， 角色下矩形表示作什么工作？箭頭表示方向。

    在第一步，負責傳遞表格的人理所當然得到通知，在一些情況下，分享信息的人亦得到通知。設計好的流程的關鍵是對業(yè)務與行業(yè)的深入了解，明確每一步的投入與產(chǎn)出。同時，需要每一步檢驗是否增值，即不增值的步驟必須刪除。項目成員必需具備理解與實施流程的能力。培訓，特別是公司安排的統(tǒng)一培訓，比僅個人參加效果好。為了保證流程的有效性，須所有參與項目人員�；裟犴f爾員工就從項目管理培訓及六個標準差學習中受益匪淺。

    四、如何利用互聯(lián)網(wǎng)進行流程控制、人員管理與溝通

    這三個問題在實際中相互聯(lián)系并交織在一起，并且需要用整合的手段進行追蹤。沒有信息技術(shù)的支持，人們在日常工作中很難解決以上溝通問題。有許多工具可以解決流程問題。Lotus-Notes 是大家熟悉的工具之一。這是一套具有強大的功能且界面友好的系統(tǒng)。許多企業(yè)應用Lotus-Notes 作為辦自動化的工具，進行日常事務處理。但對于項目管理來說，Lotous-Notes有很多局限。

    五、總結(jié)

    流程管理的目標是解決大量重復性工作中所產(chǎn)生的問題，這是項目管理中的重要組成部分， 需要特殊的技術(shù)與技巧。一個公司可以用本文所講述的概念與工具， 建立一套可行的流程管理體系， 有效地進行實際操作。選擇好的工具是實現(xiàn)有效溝通的重要因素，在時間緊、預算少的項目中，互聯(lián)網(wǎng)工具是最好選擇。其投資少，維護最小，開始快。另外，利用整合的管理工具。項目管理平臺的優(yōu)越性可以總結(jié)如下：

    項目成員可在任何地方、任何時間訪問信息，了解項目最新進展情況，及時作出反應，了解全局（特別是不同參與方項目）；

    有效執(zhí)行ISO標準；

    即使地域分散，也可實現(xiàn)在線合作-節(jié)省成本，快速解決問題；

    通過流程設置，文件自動流轉(zhuǎn)，自動通知-使流程標準化實施，保證質(zhì)量；

    量化追蹤-規(guī)避風險；

    最佳信息收集與共享方式。