開會作為一種正式溝通的渠道，項目經(jīng)理通過會議解決問題，安排工作，制定計劃和決策，是推動項目最終達成目標的重要手段。但是，我們卻可以在現(xiàn)實中看到，大量的項目經(jīng)理，由于各種原因：或有點官僚主義，或是缺乏基本的管理溝通技巧，又或者專業(yè)氣質(zhì)太重，……很多會議，都是低績效，甚至可以說沒有績效的，尤其在研究院所、策劃研究機構(gòu)、軟件企業(yè)等知識密集的項目型企業(yè)更為典型，會議的結(jié)果往往不是解決了問題，安排了工作，而是什么結(jié)果都沒有？甚至產(chǎn)生了爭端和矛盾！

　　讓我們通過一個真實案例，并全程對問題進行點評，以歸納常見的項目會議管理的問題：

　　項目經(jīng)理張某用了幾天的時間聯(lián)絡(luò)、確認，一再延期，終于組織召開了“項目主創(chuàng)意會”，由于是該類型項目中最重要的會議，全體項目成員，包括公司的內(nèi)部專家和外協(xié)專家總共30多人參加了這個會議（首先，就目的而言，這個會議規(guī)模是有問題的）。會議首先由PM將項目小組初步形成意見進行了講解，過程中，就不斷被那些個專家打斷，打斷之后PM作完解釋之后才發(fā)現(xiàn)，原來這些專家知識不太清楚項目有關(guān)背景（會議能不能有績效，最重要的就是會前準備，讓參會人員對背景、方案等所知甚少的時候，首先就會出現(xiàn)這個問題，更重要的，當雙方各自擺明立場之后，你PM是堅持自己的，還是聽他們的？）好不容易介紹、解釋完了方案，開始討論！眾多專家就開始提出眾多問題，由于都是些個“專家”所以就必須要發(fā)言，而且要精彩，而且要讓PM有所收獲，于是，方案在這樣的“攻擊”之下變得一無是處，大家甚至對PM的基本邏輯思維能力、演講組織能力，乃至語文能力也產(chǎn)生了懷疑�。ê呛�！這是什么會議？這就是在現(xiàn)實中經(jīng)常發(fā)生的會議實景）然后，PM或?qū)δ承┫敕ㄟM行深入闡釋，或?qū)﹀e別字的問題表示道歉，或與個別專家就一個要點進行辯論，最后惱羞成怒開始對所有的意見都從心里進行抵制而卻依然笑著應(yīng)答！專家們終于占了上風（專家總是占上風的），快要散會的時候，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)是4個小時之后了——而原來的計劃只是2個小時開這個會議！大家迅速散去，各忙各的！此時，項目組成員問PM，主創(chuàng)意到底如何訂？如果是一個怯懦的PM會說——按照X總說的辦吧！如果是一個有些專業(yè)精神的PM會說——原方案不變，這是什么會？簡直就是浪費時間，……

　　由此，我們要表達一些對于“會議”的看法：

　　第一，會議是什么？

　　會議天然就有公司政治色彩，但是，決不要將這樣的想法放在具體解決問題的戰(zhàn)術(shù)性的、項目型的會議上！而我們很多項目公司，不能擺脫這個束縛，認為會議就是要強化權(quán)力，要打擊對手，要怎么樣怎么樣！項目過程中的種種會議，是要解決具體問題，這里不能有所謂權(quán)威，只能有專業(yè)的激辨，越是這樣越是精彩而且能夠有成果！但國內(nèi)公司所有會議的政治氣氛太濃，一直蔓延到了項目的會議之中！

　　第二，會議的成本

　　我們干過這樣一個事情，與客戶方7、8個人一起，從9點鐘開會討論一個問題，最后到了12點鐘還沒有任何結(jié)果，而其中主要的問題，就是領(lǐng)導的尼尼喃喃不能決策，或左或右，又覺得不動最好！搞得所有人不知如何應(yīng)付，疲憊不已！終于輪到我們發(fā)言，我們拿著計算機，邊說邊算，這里在座的日工資30000元，用了半天，就是15000元，沒有任何結(jié)果就是凈虧損，按照公司毛利就是需要實現(xiàn)15萬的訂單才能挽回上午這個會議的損失。當然，這里沒有計算機會成本，因為在座的每個人都有自己的崗位，如果不參加這個會議還可以在其它方面或獲得收益或降低成本，尤其幾個高級管理人員機會成本損失更是嚴重！我們付出了這樣的代價，我們獲得了什么結(jié)果？什么結(jié)果都——沒有！這席話震驚了在場所有人，此后只是用了10分鐘，將幾個方案的優(yōu)勢劣勢進行了一個對比分析很快作出了結(jié)論！并由此，客戶方領(lǐng)導讓我們設(shè)計并推動實施了該公司的會議管理體系！

　　第三，會議的形式

　　我們可以發(fā)現(xiàn)這樣一個問題，有領(lǐng)導參加的會議，大家都不太發(fā)言，等著定調(diào)子！沒有領(lǐng)導的會議則爭吵的利害！什么是好的會議，其實后者看起來好像有傷同事情誼，但這才是好的，任何一個決策都會有兩面，有人看到好的一面，有人看到壞的一面，看到壞的一面的人因為某些原因不說，這叫聰明還是叫不專業(yè)，在不同的企業(yè)可能會有不同的看法！但是，我們的觀點是，專業(yè)人之所以被稱為專業(yè)，就是要有點堅持，要知道什么東西在自己所知識/能力/經(jīng)驗系統(tǒng)是好的，或是不好的——否則，你也就沒有必要參與這個會議——更重要的是，敢于表達！因此，我們認為項目過程中的會議，尤其是重要的會議，有爭吵的會議是好的，一團和氣的會議簡直就不用去開！

　　以上都還沒有涉及會議管理技術(shù)層面的問題，實際上在具體的會議管理中，還有很多所謂“機會點”，如果不能認識并改善將會給公司帶來很大的損失！

　　最后，我們要說，項目經(jīng)理，如果你還不會開會，那還不如不要開會！