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管理流程重組的主要原則

2008-07-29 11:19    【  【打印】【我要糾錯】

  行業(yè)務流程重組主要有兩種方法:一是在研究和描述企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務流程的基礎上進行重新設計;一是從一張白紙開始構建企業(yè)理想的業(yè)務流程,構建過程中可以參考相關企業(yè)的管理水準(Benchmarking)。一般情況下,人們都是將這兩種方法結合使用。限于篇幅本文對具體實施業(yè)務流程重組的方法、要點、成功要素等不再進行展開討論,現(xiàn)僅就業(yè)務流程重組的主要思想與原則概述如下:從職能管理到面向業(yè)務流程管理的轉變傳統(tǒng)的勞動分工理論將企業(yè)管理劃分為一個個職能部門,各職能部門根據(jù)級別高低組成一個樹形或金字塔式的結構,這即是“科層制”管理。科層制管理雖然有利于專業(yè)化勞動技能與管理技能的發(fā)展,也有利于企業(yè)的穩(wěn)定。但這種管理組織注重的是“老板”而不是顧客,沒有人對同級部門間的工作進行控制并進行強有力地協(xié)調。顧客與企業(yè)的聯(lián)系不是單點方式(Single Point of Contact),如一個顧客要想查詢發(fā)票信息,必須與企業(yè)的財務部門聯(lián)系,與之打交道的銷售部門只知道有關銷售方面的信息。此外,由于部門邊界限制,很多工作只是為了滿足企業(yè)內部管理結構的需要而完成,從而存在很多無效的工作。

  1.業(yè)務流程重組強調管理要面向業(yè)務流程,對業(yè)務流程的管理以產出(或服務)和顧客為中心,將決策點定位于業(yè)務流程執(zhí)行的地方,在業(yè)務流程中建立控制程序。從而可以大大消除原有各部門間的摩擦,降低管理費用和管理成本,減少無效勞動和提高對顧客的反應速度。

  注重整體流程最優(yōu)的系統(tǒng)思想在傳統(tǒng)勞動分工的影響下,作業(yè)流程被分割成各種簡單的任務,并根據(jù)任務組成各個職能管理部門,經理們將精力集中于本部門個別任務效率的提高上,而忽視了企業(yè)整體目標,即以最快的速度滿足顧客的不斷變化的需求。對企業(yè)進行業(yè)務流程重組實際上是系統(tǒng)思想在重組企業(yè)業(yè)務流程過程中的具體實施,它強調整體全局最優(yōu)而不是單個環(huán)節(jié)或作業(yè)任務的最優(yōu)。

  組織為流程而定,而不是流程為組織而定業(yè)務流程重組以適應“顧客、競爭和變化”為原則重新設計企業(yè)業(yè)務處理流程,然后根據(jù)業(yè)務流程管理與協(xié)調的要求設立部門,通過在流程中建立控制程序來盡量壓縮管理層次,建立扁平式管理組織,提高管理效率。

  充分發(fā)揮每個人在整個管理流程中的作用在“科層制”管理下的企業(yè)每個員工,被囿于每個部門的職能范圍內,評價他們的標準是在一定邊界范圍內辦事的準確度如何,任何冒險與創(chuàng)新行為都是不受歡迎的。因此,極大地抑制了個人能動性與創(chuàng)造性。

  2.重組后的企業(yè)管理處理流程化要求在每個流程業(yè)務處理過程中最大限度地發(fā)揮每個人的工作潛能與責任心,流程與流程之間則強調人與人之間的合作精神?梢哉f在知識經濟時代,個人已轉變?yōu)椤吧鐣恕,個人的成功與自我實現(xiàn),取決于這個人所處的流程及整個流程能否取得成功。這樣,絕對權威制度顯然已無法適應這種觀念的轉變,因此,必然要求建立以人為主體的流程化“有機組織”,在有機組織中充分發(fā)揮每個的主觀能動性與潛能。

  客戶與供應商是企業(yè)整體流程的一部分在知識經濟時代僅靠自己企業(yè)的資源不可能有效地參與市場競爭,還必須把經營過程中的有關各方如供應商、制造工廠、分銷網(wǎng)絡、客戶等納入一個緊密的供應鏈中,才能有效地安排企業(yè)的產、供、銷活動,滿足企業(yè)利用全社會一切市場資源快速高效地進行生產經營的需求,以期進一步提高效率和在市場上獲得競爭優(yōu)勢。換句話說,現(xiàn)代競爭不是單一企業(yè)與單一企業(yè)間的競爭,而是一個企業(yè)供應鏈與另一個企業(yè)供應鏈之間的競爭。這就要求在進行業(yè)務流程重組時不僅要考慮企業(yè)內部的業(yè)務處理流程,還應對客戶、企業(yè)自身與供應商組成整個供應鏈中的全部業(yè)務流程中進行重新設計。

  3.信息資源的一次性獲取與共享使用在傳統(tǒng)的管理處理流程中,相同的信息往往在不同的部門都要進行存貯、加工和管理,這其中存在著很多重復性勞動甚至無效勞動。很多企業(yè)甚至建立專門的部門,收集和處理其他部門產生的信息。隨著信息技術的發(fā)展及其在企業(yè)的應用,以及員工素質的提高,信息處理完全可以由處在各不同業(yè)務處理流程中的人員自已完成。通過業(yè)務流程重組確定每個流程應該采集的信息,并通過信息系統(tǒng)的應用,實現(xiàn)信息在整個流程上的共享使用。

延伸閱讀:管理 流程 重組
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