招標文件發(fā)售應注意的事項

　　截止時間：滿足投標制作

　　招標文件發(fā)售的起始時間，應從招標公告中確定的開始發(fā)售日期為準，文件發(fā)售時間可以與公告發(fā)布的時間不一致；招標文件發(fā)售的截止時間，在相關法律法規(guī)中都沒有明確規(guī)定，有的招標采購單位在招標公告中限定于投標截止時間前幾天停止發(fā)售招標文件，以方便招標文件的收取和管理，這一做法并不違背政府采購相關法律法規(guī)的規(guī)定。

　　但筆者認為，為鼓勵更多的供應商參與政府采購活動，只要供應商在投標截止時間前能夠完成投標文件的制作，不應限制向供應商發(fā)售招標文件。

　　地點確定：不應隨意更改

　　招標采購單位在制作標書時，應注意：招標文件的發(fā)售地點應與招標公告中列明的地點相一致，招標采購單位不得隨意進行變更。如果確實發(fā)生了意外情況，如臺風地震等不可抗因素，需要變更發(fā)售地點的，應及時在政府采購監(jiān)管部門指定的信息發(fā)布媒體上發(fā)布變更公告。

　　發(fā)售形式：紙制或電子均可

　　《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》（以下簡稱財政部18號令）規(guī)定，招標采購單位應當制作紙質招標文件，也可以在政府采購監(jiān)管部門指定的網絡媒體上發(fā)布電子招標文件，電子招標文件與紙質招標文件具有同等法律效力。招標采購單位如果同時采用兩種形式發(fā)售招標文件，必須保持兩種形式招標文件內容的一致性，否則后果將由招標采購單位承擔。然而，應注意的是為了減少由于二者不一致所導致的糾紛，政府采購相關法律法規(guī)也規(guī)定，二者有異時以紙質招標文件為準。

　　售價確定：彌補印刷成本原則

　　財政部18號令第二十三條規(guī)定，“招標文件售價應當按照彌補招標文件印制成本費用的原則確定……”，那么，如果招標采購單位是黨政機關、事業(yè)單位或社會團體，欲收取招標文件工本費的，應事先獲得物價部門和財政部門的批準。招標文件的售價應在物價和財政部門批準的限額之內，否則屬于亂收費行為，容易引發(fā)質疑或投訴。采購代理機構應按照“彌補招標文件印制成本費用”的原則確定招標文件的售價，不得以營利為目的，更不得以招標采購項目的金額作為確定招標文件售價的依據。

　　外地供應商購買招標文件時需要招標采購單位代為郵寄的，招標采購單位可以根據郵政部門的收費標準適當收取一定的郵寄費用，但這一做法最好能在招標公告中事先確定；采用電子招標文件的，筆者認為，招標采購單位不應在招標文件售價的基礎上另行向供應商收取任何其他費用。

　　發(fā)售程序：發(fā)票票據莫遺忘

　　需要收取工本費的招標文件，招標采購單位應按照招標公告確定的價格和時間，向供應商發(fā)售。發(fā)售前，應允許供應商查看招標文件，以便供應商自行確定是否有意向參加本次招標。

　　供應商以現(xiàn)金或支票方式在招標采購單位指定地點當場購買招標文件的，招標采購單位在收取相應費用后，應及時將招標文件和發(fā)票或其他符合財務報銷規(guī)定的票據移交給供應商，并請供應商做好名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等基本信息的登記手續(xù)，以便在開標前一旦出現(xiàn)情況變化時能及時聯(lián)系和通知相關供應商；外地供應商以電匯方式購買招標文件的，招標采購單位應請供應商將電匯憑證及時傳真給財務部門，在確認費用（包括招標文件工本費和郵費）到賬后，招標采購單位還應及時將招標文件和發(fā)票或其他符合財務報銷規(guī)定的票據郵寄給供應商，并做好相關供應商基本信息的登記手續(xù)。

　　另外，采用邀請招標方式采購的，只有接到投標邀請書的供應商才有資格購買招標文件。

　　未來趨勢：招標文件免費發(fā)放

　　目前，一些招標采購單位，特別是財政全額撥款的集中采購機構，已經開始將招標文件以電子形式在政府采購監(jiān)管部門指定的網絡媒體上免費向供應商發(fā)放，其好處是可以降低供應商的投標成本，鼓勵供應商積極參與政府采購活動；而不利之處是使招標采購單位對參加投標的潛在供應商數(shù)量把握不足，給開標現(xiàn)場的準備工作帶來一定難度。

　　筆者建議，集中采購機構在提供招標文件下載時，設置一份表格，由擬參加投標的供應商填寫投標確認函，以便招標采購單位對投標供應商的數(shù)量事先大致有所了解，但值得注意的是，投標確認函不能作為是否有資格參加投標的必要文件，也不能以此為借口將該供應商投標做無效處理。

　　更正處理：及時發(fā)布更正公告

　　招標文件發(fā)售期間，招標采購單位發(fā)現(xiàn)招標文件存在缺漏或在組織供應商答疑或現(xiàn)場考察時，招標采購單位認為有必要對已發(fā)出的招標文件進行澄清或者修改的，應當于投標截止時間十五日前，在政府采購監(jiān)管部門指定的政府采購信息發(fā)布媒體上發(fā)布更正公告，并以書面形式通知所有招標文件收受人，這也是《政府采購法》、財政部18號令等相關法律法規(guī)的要求。這就要求一旦發(fā)布更正公告的時間距投標截止時間已不足十五日，招標采購單位必須延長投標截止時間。

　　如9月1日開始發(fā)售招標文件，投標截止時間為9月21日，招標采購單位于9月10日認為必須對招標文件進行澄清或修改，則相應的投標截止時間必須延長至9月25日以后，相關投標截止時間的更改應一并在更正公告中發(fā)布。

　　同時，根據財政部18號令第二十八條規(guī)定，在投標截止時間前三天內，招標采購單位不應當再延長投標截止時間和開標時間，即要求在此時間段內不得再對招標文件內容進行修改或澄清。在此期間，由于客觀原因確實必須延長投標截止時間和開標時間的，應當經政府采購監(jiān)管部門批準，取消本次招標活動后重新組織招標，或采用其他采購方式進行采購。

　　保密要求：單獨登記信息

　　財政部18號令第二十六條規(guī)定：“開標前，招標采購單位和有關工作人員不得向他人透露已獲取招標文件的潛在投標人名稱、數(shù)量以及可能影響公平競爭的有關招標投標的其他情況。”這就意味著招標采購單位在發(fā)售招標文件時負有保密義務，尤其在登記供應商信息時，招標采購單位項目負責人應該對每一個購買招標文件的供應商單獨登記，不得將供應商信息登記在同一份表格中，以免后購買招標文件的供應商輕易獲得已購買招標文件供應商的信息，這對先購買招標文件的供應商來說是不公平的。

　　質疑處理：把握兩個“七日”

　　《政府采購法》規(guī)定：供應商認為采購文件使自己的權益受到損害的，可以在知道或者應知其權益受到損害之日起七個工作日內，以書面形式向采購人提出質疑。這就要求供應商必須在購買或收到招標文件之日起七個工作日內，向招標采購單位提出質疑，否則招標采購單位可以拒絕接受供應商的質疑。

　　招標采購單位必須對供應商的有效質疑進行充分論證，并在七個工作日內給與書面回復，回復內容中如涉及到招標文件內容的修改或澄清，必須發(fā)布更正公告，并以書面形式通知所有招標文件收受人。