[論文摘要] 隨著全球和國內(nèi)信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用和城市經(jīng)濟的飛速發(fā)展，現(xiàn)代辦公呈自動化、無紙化發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，加快城建檔案信息電子化數(shù)字化建設(shè)，已成為城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。

　　追溯檔案部門應(yīng)用電子計算機的歷史是在上世紀70年代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用水平逐步提高。建設(shè)部2004年批準了《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》，為我國全面實現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準備。

　　一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀 

　　城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫也由最初單機版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫發(fā)展�，F(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識經(jīng)濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現(xiàn)在：

　　1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進程。

　　2.建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機讀目錄各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

　　3.城建檔案的標準化、規(guī)范化工作有待提高檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。

　　4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高城建檔案的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。

　　5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

　　6.各地城建檔案部門應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實的需求各地城建檔案部門各自為政地開發(fā)設(shè)計應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開發(fā)導(dǎo)致浪費了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實的需求。

　　7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計算機、存儲、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。

　　二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢 

　　現(xiàn)代辦公自動化、無紙化的發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：

　　1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。

　　2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。

　　3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。

　　4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

　　5.向?qū)�業(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會提供網(wǎng)上查詢利用。

　　三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用 

　　所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：

　　1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前多數(shù)基層城建檔案館室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

　　2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。

　　3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產(chǎn)出，節(jié)約經(jīng)費，信息成果可多份拷貝。并能長效保存信息。

　　4.城建檔案隨著城市規(guī)模的飛速擴大，文件資料愈來愈多，運用電子化數(shù)字化技術(shù)可縮小占用儲存面積，解決館舍庫房不夠用的問題。

　　5.檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然信息高速公路在我國尚處在起步階段，但城建檔案事業(yè)要緊跟社會步伐，就必須適應(yīng)這一客觀形勢的變化。