在近期審計(jì)中，大渡口區(qū)審計(jì)局發(fā)現(xiàn)部分建設(shè)單位對工程資料的保管和管理不夠重視，存在文件歸集不齊全、資料歸檔不及時、人員變動不移交等問題，甚至出現(xiàn)部分工程資料遺失的現(xiàn)象，給工程項(xiàng)目審計(jì)工作帶來許多不便，既影響審計(jì)工作進(jìn)度，也影響審計(jì)人員對審計(jì)事項(xiàng)真實(shí)性的判斷，隱藏著很大的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。對此，審計(jì)建議：

　　一、強(qiáng)化工程資料管理工作重要性的認(rèn)識。當(dāng)前，建設(shè)單位普遍存在“重建設(shè)進(jìn)度輕工程管理”的現(xiàn)象，特別是對工程資料管理的重要性還認(rèn)識不夠。建設(shè)工程資料是對工程建設(shè)過程的全部真實(shí)記錄，是工程建設(shè)過程的全面反映，是工程款項(xiàng)支付的依據(jù)，同時也是明確工程管理責(zé)任的有效憑據(jù)。因此，建設(shè)工程資料的保管和管理，是一項(xiàng)極其重要的工作，建設(shè)單位尤其是領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)高度重視，加深認(rèn)識，不斷加強(qiáng)和規(guī)范工程資料的管理工作。

　　二、健全工程管理人員資料交接制度。有些工程項(xiàng)目，由于工程管理人員變動，沒有把所經(jīng)辦的工程合同、文件等資料進(jìn)行書面移交和工作交接，導(dǎo)致出現(xiàn)工程資料保管責(zé)任不清的現(xiàn)象。所以，在日常工作中應(yīng)嚴(yán)格把好工程管理人員資料的交接關(guān)，健全工程管理人員變動時資料的交接制度，以落實(shí)工程資料的管理主體和明確資料的保管責(zé)任。

　　三、建立按時、定時歸檔制度。在工程建設(shè)過程中，強(qiáng)調(diào)按時、定時歸集工程資料的時間觀念，就能避免工程資料在日常工作中的遺失現(xiàn)象。對小型工程或建設(shè)時間較短的工程，應(yīng)該在工程竣工時及時歸集檔案；對大型工程或建設(shè)時間較長的工程，應(yīng)該定時分階段歸集檔案資料，使工程建設(shè)進(jìn)度與工程檔案歸集程度相適應(yīng)。

　　四、配備具有一定專業(yè)知識的檔案管理人員。建設(shè)單位要配備具有相應(yīng)工程檔案知識和工作責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理人員，以全面落實(shí)工程資料管理制度，促使建設(shè)工程資料的及時歸集、全面入檔。