論文摘要：由于人事檔案真實地記載和反映干部個人經(jīng)歷、政治思想，品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等，是干部個人自身成長歷史的真實記載，為學(xué)校黨的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據(jù)，為學(xué)校合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著我國政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，學(xué)校人事檔案出現(xiàn)了許多新情況，新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn)，檔案工作如何與時俱進(jìn)，加快發(fā)展，更好地為黨的組織、人事工作服務(wù)，筆者結(jié)合幾年來檔案管理的實踐，就學(xué)校人事檔案的管理工作談?wù)剮�點(diǎn)體會。

　　一、人事檔案的定義

　　人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的文字材料，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。

　　二、人事檔案管理存在的問題

　　人事檔案制度自20世紀(jì)50年代產(chǎn)生以來，作為一項常規(guī)性的公共管理工具對中國的信用建設(shè)、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻(xiàn)。但隨著改革開放的進(jìn)程加快和社會主義市場經(jīng)濟(jì)的縱深推進(jìn)，傳統(tǒng)人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺。“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質(zhì)檔案”、“人檔脫節(jié)”、“檔案克隆”等現(xiàn)象也日益增多，其“二元化人事體制結(jié)構(gòu)”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、“身份阻隔”等負(fù)功能愈加顯現(xiàn)，在一些人的心目中人事檔案已經(jīng)淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜，其制度性生存愈發(fā)尷尬。因此，傳統(tǒng)人事檔案制度必將走向終結(jié)，新的、科學(xué)的人事檔案制度必將走向前臺。根據(jù)全國人才工作會議精神，要促進(jìn)人才的合理流動，必須進(jìn)一步消除人才流動中的城鄉(xiāng)、區(qū)域、部門、行業(yè)、身份、所有制等限制，發(fā)展人事代理業(yè)務(wù)，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準(zhǔn)入政策，推廣以引進(jìn)人才為主導(dǎo)的工作居住證制度，探索建立社會化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。作者認(rèn)為，人事檔案及其制度的公共政策創(chuàng)新必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發(fā)展，也就是說契約化、社會化、電子化、法制化是人事檔案制度創(chuàng)新的必然路徑。

　　內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學(xué)歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準(zhǔn)確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個人履歷、社會關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個人工作能力、技術(shù)特長等方面的內(nèi)容少，這些都會直接影響到案卷質(zhì)量。

　　使用上，技術(shù)手段滯后，運(yùn)行效率較低。在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費(fèi)時、費(fèi)力，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。

　　三、筆者關(guān)于人事檔案管理的建議

　　保持人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須要有科學(xué)的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時期有它的科學(xué)性，但隨著形勢的發(fā)展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化：

　　1、實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。干部人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量，對收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。

　　2、改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法，實行計算機(jī)管理，提高檔案管理的信息化。對干干部人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進(jìn)行，這兩種方法均有一定的科學(xué)性，但用記起來費(fèi)時，用起來繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號進(jìn)行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機(jī)管理人事檔案信息，研究建立兩個系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時，運(yùn)行干部人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計算機(jī)在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。

　　3、分類管理。國家公務(wù)員的檔案由組織人事部門按管理權(quán)限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機(jī)構(gòu)建立并統(tǒng)一管理。

　　4、人事檔案管理機(jī)構(gòu)實行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)執(zhí)法檢查；同時，檔案管理人員也要進(jìn)行培訓(xùn)并實行資格證制度，并定期考試更新知識。統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

　　5、利用現(xiàn)代化管理手段。人事檔案管理也要與時俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對人事檔案實行動態(tài)化管理和維護(hù)，開發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實行聯(lián)網(wǎng)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。

　　只有與時俱進(jìn)，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價值，牽一發(fā)而動全身，人事檔案管理制度的改革、信用業(yè)績檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力，必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解，必將為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。