摘要：會計檔案是重要的經(jīng)濟檔案，是國家檔案的重要組成部分。因此，會計檔案的科學管理對已步入信息時代的當今社會具有重要的現(xiàn)實意義。通過對會計檔案的概念、特點和作用等方面的闡述，提出了近年來會計檔案管理工作中存在的問題，并提出了會計檔案科學管理的對策。

　　會計檔案是指機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織的財會部門或會計人員在經(jīng)濟活動中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來備查考的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。會計檔案是重要的經(jīng)濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會計工作和經(jīng)濟管理工作中具有多方面的重要的利用價值，《會計法》和《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理做出了規(guī)定。會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，是會計的基礎(chǔ)工作。規(guī)范會計檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發(fā)生。因此，會計檔案管理是會計工作的一項重要內(nèi)容，必須充分重視和加強會計檔案的管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發(fā)揮會計檔案在各項事業(yè)中的重要作用。

　　1會計檔案的特點及作用

　　1.1 會計檔案的特點

　　會計檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨有的特點，會計檔案的特點主要表現(xiàn)如下：

　�。�1）來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經(jīng)濟核算、財務(wù)收支的單位都會形成會計檔案。

　�。�2）內(nèi)容的專業(yè)性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經(jīng)濟活動和財務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會計檔案的專業(yè)性。

　　（3）形成過程的嚴密性。會計核算是利用設(shè)置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。

　　1.2會計檔案的作用

　　會計檔案作為一種經(jīng)濟檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對外披露真實準確的財務(wù)信息，其合法經(jīng)營的全部經(jīng)濟活動和經(jīng)營成果都儲存在會計檔案中。其次，企事業(yè)單位對外融、投資，都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)會計數(shù)據(jù)，而會計數(shù)據(jù)也都來源于會計檔案。第三，司法部門查處違法亂紀、貪污受賄問題更需要財務(wù)方面的確鑿證據(jù)。第四，國家統(tǒng)計部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)中也有相當一部分來源于財務(wù)數(shù)據(jù)。不僅這些離不開會計檔案，而且隨著經(jīng)濟、社會的發(fā)展，經(jīng)濟活動更加多樣化和復雜化，會計檔案則保留了全部經(jīng)濟活動的痕跡，為日后分析經(jīng)濟情況、總結(jié)經(jīng)驗教訓提供依據(jù)。只有加強會計檔案的科學管理，才能充分發(fā)揮會計檔案的重要作用，保證為國家、社會、各種機構(gòu)和企事業(yè)單位及時、準確、全面地提供高質(zhì)量的會計信息。

　　2會計檔案科學管理工作中存在的問題

　　2.1 對會計檔案管理工作的重要性認識不夠

　　有的單位領(lǐng)導和財務(wù)人員對財務(wù)檔案工作缺乏充分的認識，只注重內(nèi)部財務(wù)項目的實施，認為只要出具了財務(wù)報告，提出了財務(wù)意見，作出了財務(wù)決定，該財務(wù)項目就結(jié)束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認為財務(wù)工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，根本不把財務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化贅理標準知之甚少。也沒有參加過會計檔案管理知識的培訓與學習。不少單位重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理，存在會計業(yè)務(wù)與會計檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。會計檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會計檔案。有的單位甚至由出納會計兼管會計檔案，這是不符合規(guī)定的。

　　2.2 會計檔案管理制度不夠健全

　　有些單位的財務(wù)部門，領(lǐng)導對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當今社會，企業(yè)經(jīng)營機制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會計檔案管理在內(nèi)的機制并未有效建立和健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機制和監(jiān)管辦法。目前，我國在企業(yè)會計檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會計法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實際不相吻合，沒有專門的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會計檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟為基本特征的市場經(jīng)濟體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿足推進體制改革和實現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

　　2.3 會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范

　　會計檔案不規(guī)范主要有以下四個方面：第一，有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里；第二，裝訂會計憑證不是按照規(guī)范的要求進行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；第三，活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個檔案盒里；第五，會計檔案銷毀難，會計檔案越堆越多。

　　2.4會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進一步提高

　　就目前一些部門和單位的實際情況看，存在一些財會檔案人員不堅持原則，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設(shè)法偷稅。這不僅給國家稅收征管設(shè)置人為障礙，而且造成會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。

　　3完善會計檔案管理工作的對策

　　3.1 統(tǒng)一思想，加強領(lǐng)導，提高認識

　　各單位要加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導，要提高對加強會計檔案管理的重要性的認識，設(shè)立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理，不能厚此薄彼。不具備設(shè)立檔案管理部門的，應(yīng)在會計機構(gòu)中指定專人負責會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計檔案的保管工作�！稌�計檔案管理辦法》第3條規(guī)定，國家機關(guān)，社會團體，企業(yè)、事業(yè)單位，按規(guī)定應(yīng)建賬的個體工商戶和其他組織。應(yīng)當依照本辦法管理會計檔案。第4條規(guī)定：“各單位必須加強會計檔案管理工作的領(lǐng)導……”有關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定，各單位都必須加強會計檔案的管理，如果不加強這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領(lǐng)導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

　　3.2 制定規(guī)范，健全會計檔案管理各項規(guī)章制度

　　要做好財務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務(wù)檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。

　　3.3 規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作

　　規(guī)范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導批準后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導審查，報經(jīng)上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。

　　3.4 加強會計檔案人員知識培訓，提高管理人員的綜合素質(zhì)

　　會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權(quán)力；其次，會計檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴密性的特點。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專門檔案進行專業(yè)化管理。會計檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學知識，還應(yīng)具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續(xù)教育。主要是通過每年的輪訓學習更新知識，一方面，提高會計檔案法制意識和依法歸檔觀念；另一方面，提高業(yè)務(wù)水平，使企業(yè)會計檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學、更加適應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

　　4結(jié)語

　　在財務(wù)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進而對企事業(yè)增強活力、競爭力，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。