安監(jiān)總廳〔2011〕106號

各省、自治區(qū)、直轄市及新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局，各省級煤礦安全監(jiān)察機構(gòu)：

　　為加強檔案安全建設(shè)， 提高安全監(jiān)管監(jiān)察部門的檔案安全保障能力，根據(jù)全國檔案事業(yè)“十二五”發(fā)展規(guī)劃關(guān)于建立確保檔案安全保密的檔案安全體系的要求，結(jié)合安全監(jiān)管監(jiān)察系統(tǒng)檔案工作實際，現(xiàn)就有關(guān)事項通知如下：

　　一、加強制度建設(shè)和內(nèi)部管理，建立檔案安全責(zé)任體系

　　各單位要對現(xiàn)有規(guī)章制度進(jìn)行認(rèn)真梳理，完善檔案安全保密制度，明確安全管理工作責(zé)任。檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)是本單位檔案安全的第一責(zé)任人，承擔(dān)檔案工作職能的機構(gòu)是主要責(zé)任機構(gòu)。檔案庫房要由專人負(fù)責(zé)管理，非檔案工作人員不得入內(nèi)。

　　二、加大檔案安全投入，努力改善檔案安全保管條件

　　各單位要設(shè)置檔案專用庫房，做到辦公室、閱覽室和檔案庫房分開。目前還沒有配備檔案專用庫房的單位，要努力克服困難，于2011年底前配備到位。

　　檔案庫房要按照防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染等庫房安全管理要求，配備防盜門窗、滅火器材、溫濕度調(diào)控設(shè)施、遮光窗簾、防蟲藥品等檔案安全保管設(shè)施和用品。有條件的單位還可以安裝自動報警、自動滅火設(shè)施、先進(jìn)的監(jiān)控和報警防盜系統(tǒng)，購置磁性載體安全存放柜。

　　檔案裝具配備要符合國家標(biāo)準(zhǔn)，利于檔案安全。在庫容面積允許的條件下，應(yīng)優(yōu)先選擇檔案多節(jié)柜。

　　三、正確處理保障檔案安全和方便利用的關(guān)系，確保檔案利用環(huán)節(jié)的安全管理

　　檔案利用必須嚴(yán)格按規(guī)定履行借閱登記手續(xù)和借閱審批手續(xù)，便于檔案安全事故發(fā)生后的追溯性調(diào)查。對于涉密檔案的掃描、存儲、復(fù)印、傳真等設(shè)備，應(yīng)嚴(yán)格按照保密管理規(guī)定進(jìn)行安全檢測，以防檔案信息被竊取。

　　四、加強檔案鑒定銷毀環(huán)節(jié)的安全管理

　　對已到保管期限的檔案，要嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)組織鑒定。鑒定程序要符合要求，鑒定報告各項簽認(rèn)手續(xù)要完備。銷毀檔案要經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩位人員在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。

　　五、嚴(yán)格電子數(shù)據(jù)管理，確保檔案信息安全

　　各單位要配備檔案專用計算機對檔案條目、數(shù)字化檔案及歸檔電子文件等電子數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。電子數(shù)據(jù)應(yīng)備份一式三套，其中兩套封存保管（存儲載體分別為檔案級光盤和移動硬盤），一套提供利用。檔案專用計算機不得與國際互聯(lián)網(wǎng)連接。參加各級政府電子政務(wù)建設(shè)的單位，內(nèi)部局域網(wǎng)不得掛接涉密檔案信息。

　　六、提升檔案安全意識，建立應(yīng)對突發(fā)事件的防范和應(yīng)急處置機制

　　近年來，檔案安全事故屢有發(fā)生，損失重大，教訓(xùn)深刻。各單位要高度重視檔案安全工作，建立應(yīng)對自然災(zāi)害及其他突發(fā)事件的防范和應(yīng)急處置機制，設(shè)立檔案安全應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組，并實行檔案工作突發(fā)事件報告制度。因人為、自然原因等造成檔案嚴(yán)重?fù)p壞、丟失或檔案庫房發(fā)生損壞、危及檔案安全的，要立即向上級主管機關(guān)報告，并逐級報告至國家安全監(jiān)管總局。突發(fā)事件報告應(yīng)包括：事件發(fā)生或可能發(fā)生的單位、時間、地點、現(xiàn)場情況；事件的簡要經(jīng)過和檔案損失情況的初步估計；事件原因的初步分析；事件發(fā)生后已經(jīng)采取的措施及產(chǎn)生的效果；其他需要報告的事項。

　　七、加強檔案安全檢查

　　上級單位對所屬下級單位的檔案安全工作要加強督促、檢查。省級安全監(jiān)管監(jiān)察部門每年對所屬單位開展一次檔案安全檢查工作，國家安全監(jiān)管總局每年對全系統(tǒng)檔案安全工作進(jìn)行抽查。對于在檔案安全上發(fā)生問題，給安全監(jiān)管監(jiān)察工作造成損害或不良影響的單位和個人，要依法追究責(zé)任。

　　國家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局辦公廳
　　二○一一年五月十六日