物業(yè)管理師

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鑰匙管理規(guī)定

2011-06-23 11:57 來源: 打印 | 收藏 |
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  1.0目的

  有效的對鑰匙進行規(guī)范管理

  2.0適用范圍

  適用于本公司內(nèi)部鑰匙管理

  3.0相關(guān)說明

  4.0職責(zé)

  4.1工程主任/主任:負(fù)責(zé)與施工單位鑰匙移交的確認(rèn),并與住戶中心做好移交手續(xù)。

  4.2住戶中心主任/主管:負(fù)責(zé)與工程部鑰匙移交的確認(rèn),并對鑰匙的保管進行定期檢查。

  4.3工程人員:負(fù)責(zé)對鑰匙的單位、數(shù)量、編號及適用性進行逐一確認(rèn)。

  4.4物業(yè)助理:負(fù)責(zé)對移交的鑰匙單位、數(shù)量、編號及適用性進行逐一確認(rèn),并做好鑰匙的標(biāo)識與借用登記。

  5.0內(nèi)容

  5.1移交鑰匙

  5.1.1分包單位施工完工后與工程部人員進行鑰匙移交手續(xù),工程人員需對分包單位移交的鑰匙進行逐一核對,對移交鑰匙的單位編號、數(shù)量及適用性進行確認(rèn)。

  5.1.2工程部“驗收小組”組長/工程員在門鎖驗收工作完畢后,按《鑰匙驗收記錄表》要求記錄合格的單位編號和數(shù)量,并要求施工隊交匙人簽名確認(rèn),然后將鑰匙聯(lián)同對應(yīng)表格移交給住戶中心。

  5.1.3物業(yè)助理根據(jù)《鑰匙驗收記錄表》核對工程部“驗收小組”交來的鑰匙,當(dāng)實際接收鑰匙數(shù)目與《鑰匙驗收記錄表》“數(shù)量”項相符時,應(yīng)在“簽收確認(rèn)”項標(biāo)“√”。否則,應(yīng)將實際情況在“備注”欄注明。核對完畢,應(yīng)在《鑰匙驗收記錄表》簽名確認(rèn)。

  5.2鑰匙整理與保管

  5.2.1物業(yè)助理應(yīng)標(biāo)清鑰匙單位編碼并整齊有序地放置在鑰匙柜中,并在鑰匙柜貼上示簽,加以注明。

  5.2.2業(yè)主/住戶委托保管鑰匙時,物業(yè)助理應(yīng)在《業(yè)主托存/移交鑰匙登記表》和上作相應(yīng)記錄,并將鑰匙按單位編號整齊有序地放置在鑰匙柜中,業(yè)主/住戶前來領(lǐng)取鑰匙時,物業(yè)助理憑“雅居樂花園住戶證”和“業(yè)主身份證”移交鑰匙給業(yè)主。同時,應(yīng)在《業(yè)主托存/移交鑰匙登記表》中標(biāo)注移交日期,請業(yè)主簽名確認(rèn)。并在《托存鑰匙日期登記表》中取消該單位鑰匙托存日期。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主或合法住戶時,物業(yè)助理不得將鑰匙轉(zhuǎn)交。

  5.2.3住戶中心主任/主管應(yīng)安排專人定期對鑰匙柜內(nèi)的標(biāo)簽和鑰匙單位編號進行檢查,如發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽、編號脫落或模糊不清時,應(yīng)及時更新改進。

  5.3鑰匙借用與歸還

  當(dāng)公司員工或其他施工單位因公事要求外借鑰匙時,物業(yè)助理應(yīng)檢查借匙人的工作證,并由借匙人簽名確認(rèn)。

  5.3.1花園管理區(qū)、工程部、綠化部、經(jīng)營部、售樓部借匙情況分別按《___部門借鑰匙登記表》要求填寫日期、鑰匙編號、數(shù)量、借匙人;

  5.3.2對于其他施工單位借鑰匙情況應(yīng)由工程人員代借,并在《其他部門長期借鑰匙登記表》中簽字確認(rèn)。

  5.3.3對于未入住單位的業(yè)主的借匙情況應(yīng)由售樓人員代借,并在《業(yè)主借匙睇樓登記表》中簽字確認(rèn)。

  5.3.4辦理鑰匙退還手續(xù)時,物業(yè)助理應(yīng)在核對鑰匙樓量后,在對應(yīng)的登記表中標(biāo)注鑰匙退還日期,并在“接收人”一欄簽名確認(rèn),然后,按鑰匙單位編碼整齊有序地放置在鑰匙柜內(nèi)。

  5.3.5住戶中心主任/主管應(yīng)安排物業(yè)助理根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過一星期不還鑰匙者,應(yīng)填寫《鑰匙催還單》發(fā)送到借鑰匙部門催還。

  5.4鑰匙的損壞或丟失

  5.4.1當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報告時,物業(yè)助理應(yīng)按《鑰匙管理備忘錄》要求記錄事件經(jīng)過,并報告住戶中心主任/主管。住戶中心主任/主管與業(yè)主聯(lián)系,征得業(yè)主同意后,采取補配鑰匙或換鎖措施,確保遺失鑰匙單位的安全,住戶服務(wù)中心將處理結(jié)果記錄在《鑰匙管理備忘錄》。

  5.5所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄就歸檔保存兩年。

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