一、制訂辦法，規(guī)范資料的編制與管理

　　多數工程竣工資料的整理常常落后于主體工程的進度，這主要因為：一是業(yè)主、監(jiān)理和施工單位平時不重視資料的管理，往往在工程臨近結束時才開始整理；二是各單位平時的檔案管理基本上沿用了文書檔案管理模式，工程臨近結束時集中整理較為困難；三是工程實施過程中專業(yè)化施工隊伍調動頻繁，一旦缺少資料不易整理齊全；四是工程技術人員、檔案管理人員對相互的業(yè)務不熟悉，內業(yè)資料整理過程中返工現象經常出現。為了避免上述問題的產生，業(yè)主應在項目立項后就著手制訂資料的編制與管理辦法，辦法制訂的越詳細，操作性也就越強，才能達到竣工資料編制規(guī)范齊全的要求。在辦法中應對竣工資料的歸檔內容、編制要求、資料收集整理的責任單位做出詳細的規(guī)定，使各參建單位一開始就清楚在資料的編制與管理方面自己應做哪些工作，如何去做。

　　二、建立資料管理網絡

　　從項目立項開始，業(yè)主就應成立以項目法人代表為主的資料管理領導小組。隨著工　　程進展，將設計、施工和監(jiān)理單位本項目負責人也納入領導小組之內。各單位并配備專職檔案管理人員，具體負責資料的收集、整理和歸檔工作。特別是施工階段，時間跨度大，形成的資料多，在施工隊、班組中也應設兼職資料管理員，使資料管理形成網絡。

　　在項目實施過程中，領導小組要履行事前指導、中間檢查、最后把關的職責。對一些好的做法和經驗及時進行推廣、交流，互相取長補短，使建立起的管理網絡處于積極的工作狀態(tài)，使工作水平不斷提高。

　　三、組織專題培訓，提高資料管理人員的業(yè)務素質

　　在項目實施過程中，雖然制訂了編制與管理辦法，但由于從事資料管理的人員業(yè)務水平不一，對管理辦法的規(guī)定、要求認識也不一致。甚至有些人員從未參與過竣工資料的編制工作，對如何組卷、裝訂，總覺得“形象”不起來，無從下手。在開工之初必須對資料管理人員進行培訓，結合實物對資料的編制內容、要求進行講解，使管理人員明白如何做，為什么這樣做，只有資料管理人員業(yè)務水平提高了，才能更好地做好資料的編制與管理工作。

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