信息是一切工作的基礎(chǔ)，也是人們生活是不可缺少的組成部份。沒有信息尤如是瞎子、聾子，無法判斷。可以說沒有那一個(gè)人，那一個(gè)單位能離開信息而存在。信息科學(xué)已成為一門新興的獨(dú)立學(xué)科。信息管理是監(jiān)理工作中的兩管理之一，然而在監(jiān)理教材中對這方面介紹得還不多。本文試就信息科學(xué)在監(jiān)理工作中的運(yùn)用作一點(diǎn)探討。

　　一、 信息科學(xué)的基本概念

　　1、什么是信息

　　信息就是情況，有情況就有信息。

　　人們每時(shí)每刻都有在通過眼、耳、鼻、舌、身吸取來自外部和自身內(nèi)部的各種信息，并根據(jù)情況做出判斷，采取行動(dòng)。人的大腦首先是一個(gè)信息處理中心，然后才是指揮中心。沒有信息，人也就無法生存。

　　情況的發(fā)生和存在，會(huì)產(chǎn)生聲、光、熱、電、波、氣味等，人們可以直接或間接接收到，感覺到，也就是得到了信息，就可以知道發(fā)生了什么情況。

　　9.11事件發(fā)生，在現(xiàn)場的人不僅親眼看了當(dāng)時(shí)的情況，還聽見了當(dāng)時(shí)的聲音，感覺到了當(dāng)時(shí)的熱氣，聞到當(dāng)時(shí)的氣味，這個(gè)人就是當(dāng)場接收到這一信息；他把這個(gè)強(qiáng)烈的印象記在頭腦中，就是儲(chǔ)存信息；如果他用照相機(jī)拍下當(dāng)時(shí)的照片，就是提取（也是儲(chǔ)存）信息；當(dāng)這個(gè)人向其他人講述所見、所聽、所聞時(shí)，他就是在傳播信息。如果他把這個(gè)信息公布于眾，任人取用，就是與他人共享信息。

　　有的情況發(fā)生時(shí)并沒有人看見，例如有的刑事案件，既沒有人看見，現(xiàn)場又被破壞，但信息是消滅不了的，人們?nèi)匀豢梢酝ㄟ^提取殘存的信息破案。

　　和人一樣，任何一個(gè)單位都有離不開信息。都要通過報(bào)表、統(tǒng)計(jì)、文電、檢查、詢問等各種渠道、各種方式接收和采集信息，然后才能做出判斷。然而我們又正處在一個(gè)信息爆炸的時(shí)代，如果對信息不能作科學(xué)的處理，同樣無法得出正確的判斷。

　　2、信息的接收、提取、采集、傳播、儲(chǔ)存、共享。

　　1）人具有非常發(fā)達(dá)完美的信息系統(tǒng)，我們每時(shí)每刻都在自動(dòng)地接收來自自身和外部的各種信息。我們每天看到的、聽到的、聞到的、嘗到的、摸到的不知有多少，由于我們的大腦有自動(dòng)過濾功能，所以我們實(shí)際記住的信息很少，只有給我們以強(qiáng)列刺激的信息才會(huì)在大腦留下印象。同時(shí)我們的大腦還具有自動(dòng)刪除功能，對我們無關(guān)緊要、長期不用的信息會(huì)自動(dòng)刪除。而且這種刪除是逐漸的過程，先是淡化，最終才是完全忘記。所以我們對正在淡忘信息有時(shí)可以通過回憶找回。

　　被動(dòng)接收的信息大多是無效信息，人的大腦必須隨時(shí)過濾和刪除無效信息，才能保證有效儲(chǔ)存空間。

　　2）人們當(dāng)然不能滿足于被動(dòng)接收的信息，因此就主動(dòng)地去捕捉、采集信息。一開始人類只能靠自身的條件在活動(dòng)的范圍內(nèi)親身去看、聽、摸、嘗、聞。例如中醫(yī)傳統(tǒng)用“望、聞、問、切”來提取信息，沒有相當(dāng)?shù)慕?jīng)驗(yàn)很難做出正確的判斷。

　　隨著科學(xué)的進(jìn)步，人類獲取信息的范圍正在無限擴(kuò)展�，F(xiàn)在人們已經(jīng)可以從外太空捕獲信息；到物質(zhì)內(nèi)部、人體內(nèi)部、細(xì)胞內(nèi)部提取信息；從人類社會(huì)到動(dòng)物世界，從陸地到海洋，從天上到地殼深處，人們在到處捕捉、采集信息。

　　與此同時(shí)，人類獲取信息的能力也越來越大，可以通各種儀器設(shè)備和各種手段來捕獲、提取信息。衛(wèi)星、飛船、天文望遠(yuǎn)鏡可能看到外太空；電子顯微鏡可以看到物質(zhì)內(nèi)部；醫(yī)生采用CT、化驗(yàn)可以提取過去無法了解的信息；刑偵人員用先進(jìn)的手段可以提取DNA，指紋、肉眼看不見的痕跡；過去無法提取的隱含信息正在被一一解讀。社會(huì)出現(xiàn)了專門捕捉信息的人，如記者、間諜、偵探，他們的手段也越來越離奇，針孔攝像機(jī)、電子竊聽器、電子監(jiān)控系統(tǒng)等等無奇不有。

　　3）人類主動(dòng)捕獲、采集的信息不再是為了個(gè)人，而是為了和社會(huì)或集團(tuán)共享，因此信息首先必須進(jìn)行記錄、儲(chǔ)存。一開始人類只能將信息記在腦子里，但人腦的記憶并不可靠，很容易忘記，后來人們?yōu)榱税l(fā)明了結(jié)繩記事，然后又發(fā)明了文字，記錄和儲(chǔ)存的信息量和可靠度大為增加。當(dāng)今科技已發(fā)展到能用多媒體技術(shù)記錄、儲(chǔ)存信息，不僅信息量大，真實(shí)度高、保存方便、而且傳播極快。

　　4） 人們一開始用口頭傳遞信息，范圍有限。當(dāng)年馬拉松跑了42公里多，就是為了傳達(dá)一個(gè)勝利的信息，結(jié)果力竭而死�？陬^傳遞可靠性也極差。我們都知道，一句話通過十個(gè)人傳遞，意思可能就全變了。人們以后發(fā)明了簡單的信號(hào)傳遞，如手勢、狼煙、旗語、擊鼓、鳴金等，但傳遞的距離有限，內(nèi)容不夠完整，信息量很小，及時(shí)性差，而且保密性差。信函雖然能傳遞一定數(shù)量和較準(zhǔn)確的信息，但信息量、可靠性和時(shí)間性還是很差。后來人們發(fā)明了電報(bào)、電話、電傳、現(xiàn)在又有了電視、多媒體等電子技術(shù)，從傳送文字到傳送聲音；從傳送靜止圖像到傳送活動(dòng)畫面；現(xiàn)在采用電子技術(shù)來傳播信息，具有即時(shí)性，即可以現(xiàn)場直播；準(zhǔn)確性，可做到基本不失真，全面性，可同步傳遞聲音和圖像，并且向著氣味、味道、觸覺的傳遞發(fā)展�，F(xiàn)代電子技術(shù)使信息即時(shí)捕獲、采集和大量、長期保存成了可能，傳播的速度、范圍達(dá)到空前的水平，在現(xiàn)實(shí)生活中，通過電視、電話、電傳、電子郵件等傳遞信息已經(jīng)大大改變了這個(gè)世界，極大地滿足了我們工作和生活的需要。只可惜我們往往來不及具備使用這些現(xiàn)代化手段的能力。

　　5）現(xiàn)代信息傳播已從一對一傳遞發(fā)展到通訊衛(wèi)星覆蓋全球。多媒體網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了全球信息共享。如果我們不會(huì)、不去利用這一信息資源，無疑要在世界競爭中落伍。

　　3、信息的種類

　　1） 在我們周圍有無數(shù)的信息，但我們只對與自己有關(guān)的信息感興趣。例如全世界每天不知誕生多少小孩，但只有日本皇太子的太太生了小孩成為在全世界傳播信息。如果是我們自己生了小孩，沒有必要也沒有可能讓大家都知道，但自己的父母親人還是要告訴的。這就是公眾信息和私人信息的區(qū)別。

　　2）有些信息是可預(yù)料之中的，如香港回歸、我國加入WTOT等。對預(yù)料之中的信息傳媒可以事先做好傳播的準(zhǔn)備，屆時(shí)在現(xiàn)場即時(shí)轉(zhuǎn)播，人們可在第一時(shí)間接收這類信息。有些信息是意料之外的，如9，11事件等，這些信息從發(fā)生到獲取、傳播會(huì)有一個(gè)過程，人們不一定能在第一時(shí)間得到全面可靠的信息。

　　3） 完整信息和破碎信息。有的信息內(nèi)容完整，能表達(dá)完整的意思；而有的信息支離破碎，不能完整地說明一個(gè)表況。人們需要進(jìn)行分析推理來找出信息中所包含的內(nèi)容。絕對完整的信息是沒有的，只有相對完整的信息。現(xiàn)代社會(huì)要求企業(yè)單位盡可能保存完整的信息。

　　4）原始信息和殘留信息。情況發(fā)生時(shí)提取的信息是始信息，沒有被破壞的現(xiàn)場也留有原始信息，而被破壞的現(xiàn)就只能去找殘留信息。古代留下的文物、化石都帶有殘留信息，一般也都是破碎信息，需要人們?nèi)テ谱g。

　　5）表面信息和隱含信息。例如一封信，信的內(nèi)容是表面信息，但信中的文字、書法、紙張、墨跡、手印等還帶有很多信息，專門人員可根據(jù)這些隱含信息了解更多的情況。刑事偵察人員可以根據(jù)一個(gè)腳印的信息判斷出這個(gè)人的性別、身高、體重等等；考古人員也可以根據(jù)破碎的文物、化石推斷出許多當(dāng)時(shí)的情況。有經(jīng)驗(yàn)的人可以從看似無關(guān)的信息中發(fā)現(xiàn)有用的線索。

　　6）公開信息和秘密信息。有的信息想讓知道的人越多越好，因此要通過廣告、媒體來廣為傳播；而有的信息只能讓有關(guān)的人知道，所以要采取保密措施以防被人竊取。

　　7）確實(shí)信息和虛假信息。有的信息是真實(shí)可信的，而有的信息則是虛假。虛假信息有的是無意造成的，有的是有意制造的。例如很多讓你發(fā)財(cái)?shù)男畔�，多半是假的。因此對信息要進(jìn)行處理、辨別。信息戰(zhàn)就是千方百計(jì)獲取對方信息，同時(shí)不讓對方得到確實(shí)的信息，而用大量虛假信息來干擾對方的判斷。

　　8） 最新信息和陳舊信息。新的情況產(chǎn)生新的信息，每時(shí)每刻都在發(fā)生，又很快變成陳舊信息。但陳舊信息（例如檔案）對社會(huì)活動(dòng)也有重要意義。

　　4、信息的價(jià)值和利用。

　　9.11事件讓舉世震驚，這種全世界都想知道的信息當(dāng)然很有新聞價(jià)值；有的信息只對某些人有價(jià)值，如有的信息能使大案告破，有的信息能讓企業(yè)起死回生，等等。有的信息當(dāng)時(shí)也許沒有什么用，但若干年后則會(huì)顯示出其價(jià)值。因此信息的價(jià)值往往是不可估量的。

　　任何工作都離不開信息。要利用信息首先就必須捕獲、采集信息�，F(xiàn)代企業(yè)必須學(xué)會(huì)使用社會(huì)公共的和商業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)，也應(yīng)建立自己的信息系統(tǒng)，并作為自己的生命線。除此之外，還要對大量的信息進(jìn)地科學(xué)的管理。例如要儲(chǔ)存首先要分類，要調(diào)用就要檢索，等等。這就需要一個(gè)科學(xué)完備的信息管理系統(tǒng)。然而我國很多企業(yè)在這方面做得很差，有的甚至是空白，這就很難適應(yīng)加入WTO后的競爭形勢。

　　要出遠(yuǎn)門了，我們不免要看看天氣預(yù)報(bào)，這就是信息的利用；軍事家在作戰(zhàn)前無不千方百計(jì)進(jìn)行偵察，并綜合敵我雙方態(tài)勢進(jìn)行判斷。這也是在利用信息；而我們的企業(yè)家往往在信息不靈，情況不明的情況下貿(mào)然行動(dòng)，很少自覺主動(dòng)地去利用信息資源，也很少有企業(yè)家在建立信息機(jī)制上舍得加大投入。商場如戰(zhàn)場，不會(huì)利用信息是很難有所作為的。