定義并計劃一個項目只是成功管理一個項目的第一步。在你做完工作計劃之后，你就要按照這個計劃工作。你必須保證你同意完成的工作要在規(guī)定的時間和預算項目范圍內完成。計劃工作的一部分是針對一種不可避免的事實：一旦項目開始進行了，客戶就會不停地要求你完成超出原來商定范圍的工作，或者和原來商定范圍不同的工作。這就是你必須要使用范圍變化管理的時候了。如果你不使用它，你就會因為要完成比原先同意的預算所包括的工作量多得多的工作而疲于奔命。換句話說，你將會遭到很大的麻煩。

　　什么是導致項目失敗的主要原因

　　我們都經歷過不太成功的項目。我在這個系列里討論了五個最為常見的項目管理的錯誤。在這里閱讀第一部分，“糟糕的計劃是項目管理第一大失誤”。

　　范圍管理從范圍定義開始

　　定義項目范圍可能是定義一個項目過程中最重要的部分。事實上，如果你不確定你在進行的是什么，以及你所進行的項目的邊界在哪里，你就根本不可能成功。管理項目范圍是項目管理里最重要的一部分。但是，如果你沒有很好地定義項目范圍，那么管理項目范圍幾乎就是不可能的了。

　　定義項目范圍的目的是把你的項目的邏輯范圍清楚地描述出來，并獲得認可。范圍陳述被用來定義哪些工作是包括在該項目的邊界之內的，而哪些工作又是在該項目范圍之外的。你能夠把項目范圍定義得越清楚，你的項目就會越明確。下面這些類型的信息可能會有幫助。

　　范圍內和范圍以外的可交付使用的類型（商業(yè)需求，目前狀況評估）

　　范圍內和范圍以外的主要的生命周期流程（分析，設計，測試）

　　范圍內和范圍以外的數(shù)據類型（財務，銷售，雇員情況等）

　　范圍內和范圍之外的數(shù)據源（或者數(shù)據庫）（帳單，總帳，薪水冊等。）

　　范圍內和范圍之外的組織（人力資源，制造商，供應商等）

　　范圍內和范圍以外的主要功能（決策支持，數(shù)據輸入，管理報告）

　　有一個可行的范圍變化流程

　　項目經理和項目小組必須意識到范圍變化本身并沒有什么不對。也就是說在項目進行過程中修改范圍并不是什么壞主意。事實上，很多時候，這是一件好事。首先，客戶通常都不能確定最終解決方案所需要的所有的需求和功能。其次，就算他們可以，商業(yè)是隨著時間不斷變化的，因此項目的需求也會發(fā)生變化。

　　如果你不能夠容納變化，最終的解決方案就會達不到應有的價值，或者它甚至有可能是無用的。因此，你希望客戶具有在需要的時候改變項目的能力。如果項目經理對于項目變化沒有準備，問題就產生了。每一個項目都應該有一個流程來有效地管理變化。這個流程應該包括確定變化，評估變化的商業(yè)價值，評估對于項目的影響，然后把這些信息提交給項目發(fā)起人進行評估。發(fā)起人然后可以決定是否同意該變化。如果同意，發(fā)起人還應該理解它對于項目的影響，然后為它追加費用，延長項目時間。

　　范圍變化管理的共同問題

　　當項目小組處理范圍變化管理時，通常會遇到下面一些共同的問題：

　　范圍蔓延：很多項目經理能夠意識到大的范圍改變，但是對于小的改變卻沒有那么敏感了�，F(xiàn)在有一種趨勢，就是只不斷地進行項目，不斷添加額外的工作而并不經過仔細的考慮。范圍蔓延指的是當項目接受了太多小的變化之后所出現(xiàn)的情況。當所有這些小的變化結合在一起，項目小組才意識到需要做的額外工作太多，以至于要超出預算，延誤工期。

　　沒有發(fā)起人的同意：很多時候，項目經理會從最終用戶，股票持有人，或者客戶經理那里收到變更請求。由于這些人都是客戶公司內部的，有趨勢認為這些請求都應該被接受。這種想法是錯誤的。最終用戶經常會提出范圍修改的請求，但是他們無權批準這樣做。甚至一個客戶經理也不能夠批準范圍變更請求。唯一有權這樣做的人是發(fā)起人（除非發(fā)起人把這項權利授權給別的什么人）。很多項目陷入麻煩是因為他們認為他們獲得了進行范圍修改的批準，但是后來卻發(fā)現(xiàn)有權決定這種變更的人發(fā)起人，并沒有同意這樣做。

　　項目小組的責任：由于項目小組成員和客戶有很多聯(lián)系，他們是最經常會遇到范圍更改請求的人。因此，整個項目小組必須理解范圍變化管理的重要性。他們必須在范圍變化發(fā)生的時候立即發(fā)現(xiàn)它，并且即使把它反饋給項目經理。如果他們自己答應進行一些額外的工作，他們的這種行為就很有可能導致他們不能夠按時完成自己的工作，從而危及整個項目的進行。

　　開始永遠不會太遲

　　如果你發(fā)現(xiàn)你的項目開始超出預算并落后于計劃進度，試著去找出原因。在很多情況，你將會發(fā)現(xiàn)這只是因為你所做的工作比你最初同意得要多得多。定義范圍變化管理流程最好的時機是在項目開始之前（作為項目管理程序的一部分）。但是，如果你確實建立沒有一個好的流程，任何時候開始都不算太遲。項目管理必須安排一個暫停的時間，然后和客戶一起檢定并滿足范圍變更的請求。然后每個人都要學習新的流程。

　　如果說這種情況有好的一面，就是項目小組和客戶可以第一時間看到不控制范圍的影響，因為項目已經陷入麻煩中了。這樣他們就能夠更好地理解范圍變化管理的目的，并且更愿意在將來采用更嚴格的流程。