實(shí)質(zhì)上，任何一個(gè)工程的文件再多，也沒(méi)有圖書(shū)館的資料多，但為什么人們到圖書(shū)館兩分鐘就可找到自己所要的書(shū)？這是由于圖書(shū)館有一個(gè)很強(qiáng)的索引系統(tǒng)和文檔系統(tǒng)。在工程中也必須建立這樣一個(gè)系統(tǒng)，才能符合現(xiàn)代項(xiàng)目管理的需要。

　　（一）合同資料的主要作用合同管理者負(fù)責(zé)合同資料和與合同有關(guān)的工程資料的收集，整理和保管（存檔）工作。這不僅是他的工作責(zé)任，而且是他的工作需要。他的工作以這些資料為基礎(chǔ)，同時(shí)又靠資料來(lái)實(shí)施。這里有兩方面意義：

　　1.在合同簽訂、合同分析、合同監(jiān)督、合同跟蹤、變更和索賠中需要資料，同時(shí)又產(chǎn)生大量資料。

　　2.合同管理者要作出各種工程報(bào)表，向項(xiàng)目經(jīng)理提出意見(jiàn)和建議，向工程小組落實(shí)工程責(zé)任，作協(xié)調(diào)方案等。

　�。ǘ�）合同管理在這方面的主要任務(wù)1.合同資料的收集。合同包括許多資料、文件；合同分析又產(chǎn)生許多分析文件；在合同實(shí)施中每天又產(chǎn)生許多資料，如記工單、領(lǐng)料單、圖紙、報(bào)告、指令、信件等。首先必須落實(shí)這些資料的收集工作，應(yīng)由相應(yīng)的職能人員每天收集這些原始資料交合同管理人員。

　　2.資料加工。原始資料必須經(jīng)過(guò)信息加工才能成為可供決策的信息，成為工程報(bào)表或報(bào)告文件。

　　3.資料的儲(chǔ)存。所有合同管理中涉及到的資料不僅目前使用，而且必須保存，直到合同結(jié)束。為了查找和使用方便必須建立資料的文檔系統(tǒng)。

　　4.資料的提供、調(diào)用和輸出。合同管理人員有責(zé)任向項(xiàng)目經(jīng)理、向業(yè)主作工程實(shí)施情況報(bào)告；向各職能人員和各工程小組、分包商提供資料；為工程的各種驗(yàn)收、為索賠和反索賠提供資料和證據(jù)。