一、正確使用漢字

　　使用規(guī)范的漢字，是寫好應用文書的基礎。

　　從正字法的角度而言，我們要注意做到下列幾點：

　　（1）不要書寫錯別字；

　�。�2）不要隨意生造簡化字；

　�。�3）不要書寫繁簡夾雜的字。

　　二、準確使用詞語

　　應用文書在詞語的使用上應當力求準確、簡練、得當，才能較好地傳遞信息，提高我們的辦事效率。

　　選用詞語要注意：第一，所選用的詞語不能是誤讀誤寫、以訛傳訛的錯誤詞；第二，不能是被淘汰的等義詞（包括異體詞）；第三，不能是不規(guī)范的方言詞、外來詞或舊詞語等；第四，不能是濫用的簡稱和生造詞。

　　三、正確使用標點符號

　　標點符號簡稱標點，是輔助文字記錄語言的符號，是現(xiàn)代書面語言的有機組成部分。

　　標點符號的作用，大體上有三個方面：第一，表示停頓；第二，表示語氣，標明句子是陳述語氣、疑問語氣，還是感嘆語氣；第三，標示句子中某些詞句的性質。

　　國家標準《標點符號用法》中共有常用的標點符號十六種，分點號和標號兩大類。點號七種，標號九種。點號又分句中點號（逗號、頓號、分號和冒號四種）和句末點號（句號、問號和嘆號三種）。標號包括引號、括號、破折號、省略號、著重號、連接號、間隔號、書名號和專名號。

　　四、表達要符合規(guī)范

　　所謂表達規(guī)范，就是指說話寫作要符合語法規(guī)范。常見的語法錯誤有：

　�。�1）搭配不當詞語之間有一定的組合規(guī)律，違背這種規(guī)律就要犯搭配不當?shù)腻e誤。

　�。�2）成分殘缺有些病句結構不完整或缺少必不可少的成分。

　�。�3）贅余有些病句是由于多余詞語造成的。

　　（4）語序不當有些病句是因詞語順序安排不當，或者說詞語位置放得不對引起的。

　�。�5）雜糅有些病句把不同的說法硬糅在一起，造成結構上的混亂。

　�。�6）指代不明運用代詞指代人或事物必須明確無誤，如果含混不清、出現(xiàn)歧義，就會犯指代不明的語法錯誤。

　�。�7）虛詞使用不當在使用虛詞時，常有濫用、漏用、誤用等語病，統(tǒng)稱為虛詞使用不當。

　�。�8）數(shù)量表達不清有些病句是由于數(shù)量表達不清造成的。

　　五、表達要符合邏輯

　　應用文書的寫作在內容、結構上要注意邏輯聯(lián)系，不能自相矛盾，前后抵觸。從文章全局來說，作者提出問題、分析問題和解決問題，要符合客觀事物的規(guī)律，符合人們對客觀事物認識的程序，使人們的邏輯程序和認識程序統(tǒng)一起來，全篇形成一個邏輯整體；從局部來說，對于某一問題的分析，某一現(xiàn)象的解釋，要體現(xiàn)出較為完整的概念、判斷、推理的過程。

　　論證是用論據(jù)證明論點的方法和過程，是應用文書中普遍運用的方法。要使論證嚴密，富有邏輯性，必須做到：（1）概念判斷準確，這是邏輯推理的前提；（2）要有層次、有條理地闡明對客觀事物的認識過程；（3）要以論為綱，虛實結合，反映出從“實”到“虛”，從“事”到“理”，即由感性認識上升到理性認識的飛躍過程。

　　六、相關術語

　　內行文：僅限在獨立的組織中傳達的文書；

　　外行文：可在組織外傳遞的文書；

　　前行文：在事情發(fā)生前制作的文書；

　　后行文：在事情發(fā)生后制作的文書；

　　上行文：屬內行文，且是向上級報送的文書；

　　下行文：屬內行文，且是向下級發(fā)送的文書；

　　平行文：在各獨立組織之間傳遞的文書。