（一）物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的特點(diǎn)

　　物業(yè)入住期的物業(yè)管理檔案收集工作重點(diǎn)集中在物業(yè)業(yè)主（或物業(yè)使用人），即未來的主要服務(wù)對(duì)象，檔案資料收集的范圍是業(yè)主檔案資料和相關(guān)檔案資料的收集。其主要特點(diǎn)是：

　　1.本階段的檔案資料收集來源于物業(yè)管理的服務(wù)對(duì)象——業(yè)主（或物業(yè)使用人）；

　　2.本階段的檔案資料收集范圍是物業(yè)業(yè)主（或物業(yè)使用人）的權(quán)屬檔案資料、個(gè)人資料等。因涉及業(yè)主（或物業(yè)使用人）的個(gè)人資料，其收集的范圍、使用范圍以及個(gè)人資料的管理等情況應(yīng)向業(yè)主明確說明并加強(qiáng)管理，避免出現(xiàn)因業(yè)主（或物業(yè)使用人）個(gè)人資料泄漏導(dǎo)致的不必要的法律糾紛。

　　（二）物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的方式和程序

　　物業(yè)入住期的資料檔案收集與入住期物業(yè)管理工作密切相關(guān)，須同步進(jìn)行。在組織接待業(yè)主（或物業(yè)使用人）入住期間，應(yīng)同時(shí)組織好檔案資料收集所必需的準(zhǔn)備工作：

　　1.設(shè)立檔案資料收集整理工作小組，由該工作小組專責(zé)進(jìn)行檔案資料的收集和整理；

　　2.專責(zé)工作小組按照業(yè)主權(quán)屬資料、業(yè)主（或物業(yè)使用人）個(gè)人資料檔案分組，并確定各自檔案資料的收集范圍、相關(guān)表格和收集程序。

　　權(quán)屬資料一般包括房屋產(chǎn)權(quán)證、購房合同復(fù)印件等。

　　個(gè)人資料一般包括身份證和戶口本復(fù)印件、聯(lián)系方式等。

　　上述資料均應(yīng)核對(duì)原件，并以核對(duì)原件后的復(fù)印件作為檔案資料保存。在檔案資料收集后，應(yīng)及時(shí)整理并歸檔。