2014招標師考試科目《項目管理》：招標采購的信息管理

文章摘要：2014年招標師項目管理與招標采購：招標采購的信息管理

(1)采購信息與信息管理——掌握P39

采購信息是指與采購活動相關的信息。采購信息直接影響采購活動的質(zhì)量。

信息管理是指對信息的收集、加工、整理、存儲、傳遞與應用等一系列工作的總稱。采購信息管理的目標旨在通過采購信息傳輸?shù)挠行ЫM織管理和控制，為項目采購提供增值服務。招標采購項目信息管理的目的就是通過有組織的采購信息流通，使決策者能及時、準確地獲得相應的信息。

1)信息收集的內(nèi)容。信息收集的內(nèi)容主要包括：

①與招標采購活動相關的法律、法規(guī)資料的收集。為規(guī)范招標采購的行為，世界各國、國際性組織以及我國政府都制定了招標采購的法律、法規(guī)，如《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國政府采購法》等。

②產(chǎn)品信息收集。科技進步、經(jīng)濟發(fā)展，使產(chǎn)品品種、生產(chǎn)技術不斷更新，產(chǎn)品的功能結構與成本也在不斷變化。因此，應按照產(chǎn)品的類別、功能、成本、壽命周期、發(fā)展狀態(tài)等內(nèi)容進行統(tǒng)計和記錄，并建立產(chǎn)品跟蹤信息系統(tǒng)，及時掌握各種產(chǎn)品變化的動態(tài)信息。

③供應商信息收集。作為項目采購的供應商，其經(jīng)營資格、提供貨物和服務的履約能力、市場資信程度等，都直接關系到招標采購的成敗。因此，為了保障項目采購的良好效果，需要建立供應商信息庫，該信息庫應包括供應商的分類、供應商實力調(diào)查、供應商是否轉(zhuǎn)產(chǎn)破產(chǎn)、供應商的資信記錄等信息。

④采購案例信息的收集。項目采購過程同時也是一個經(jīng)驗積累的過程。通過對各種類型項目采購案例建立檔案，可以不斷從案例中吸取成功經(jīng)驗，避免不必要的失誤。

2)信息收集的方式。項目采購信息收集工作應該配備專門的人員和隊伍，充分利用采購業(yè)務活動機會和現(xiàn)代化技術收集相關采購信息，主要方式有以下幾種：

①開展行業(yè)與新產(chǎn)品信息研究，建立新產(chǎn)品信息調(diào)查隊伍。通過專門人員長期跟蹤調(diào)查各種行業(yè)的新產(chǎn)品以及新供應商的發(fā)展動向，掌握各類產(chǎn)品最新進展。

②采購方定期在有關報紙和刊物上發(fā)布征集供應商和新產(chǎn)品的消息，或者直接向供應商發(fā)出詢問單，有利于采購人員擴大信息收集渠道。

③利用社會資源。項目采購的某些信息，直接來源于政府向社會公開的各種資料。例如，對供應商情況的統(tǒng)計、政府相關的資格認證、政府各種檢查結果、政府部門組織評選的優(yōu)秀產(chǎn)品或企業(yè)、良好的市場評價和社會評價等，都可以成為了解相關采購產(chǎn)品和服務的信息及其生產(chǎn)企業(yè)的信息。此外，也可以通過媒體、互聯(lián)網(wǎng)等方式獲得國際市場方面的產(chǎn)品和供應商信息。

④采購人員本身的信息來源。采購人員經(jīng)常進行各種采購活動，在采購活動中必然獲得大量關于產(chǎn)品和供應商的信息。對于這些信息應該加以整理并充分利用。

3)采購信息的公開發(fā)布。項目采購信息公開發(fā)布，就是將招標采購的信息以公開的方式告知社會公眾和有關的供應商。信息公開發(fā)布是招標采購中的重要內(nèi)容和組成部分。

按照招標投標法的規(guī)定，凡是按照法律、法規(guī)規(guī)定進行的招標采購，都需要在政府指定的媒體上發(fā)布招標信息。

信息發(fā)布的內(nèi)容主要包括：

①資格預審的內(nèi)容。資格預審信息應當公告下列事項：資格預審機關，整個預審對象、范圍和標準，資格預審所需的相關資料，送審時間、地點及聯(lián)系方式。

②公開招標信息。招標采購信息包括：招標方或其委托的招標代理機構名稱，標的名稱、用途、數(shù)量、基本技術要求和交換日期，獲取招標文件的方法，投標截止日期，開標時間和地點，對投標人的資格要求和評標方法，投標語言，聯(lián)系人、地址、郵政編碼、電話及傳真號碼，以及其他要注明的事項。

③中標信息發(fā)布。投標結束后，招標方或其委托的招標代理機構，有義務向社會公布中標結果，內(nèi)容主要包括：招標方或委托代理機構名稱，標的名稱，中標金額，首次公告日期及媒體名稱，定標地點、日期，中標人名稱、地址，招標方或其招標代理機構項目聯(lián)系人、聯(lián)系方式等。

④信息變更公告和信息更正公告。對于在采購中發(fā)生的信息改變，招標方或其委托的招標代理機構有義務和責任及時發(fā)布變更公告，向供應商或潛在的供應商說明信息修正的內(nèi)容及原因，并通知新的事項。另一方面，如果采購方或采購代理機構發(fā)布消息有錯誤，則必須發(fā)布更正信息。

4)采購信息發(fā)布方式與媒介。信息公開發(fā)布的方式多種多樣，包括各種新聞媒體，如報刊、電視、廣播、網(wǎng)絡等。采購信息發(fā)布的方式上一般都選擇在指定的媒體上發(fā)布信息這種方式，即采購方的信息必須通過政府指定的媒體發(fā)布，而供應商和其他人也主要通過這些媒體來獲得各種采購信息。

5)采購信息記錄。在整個采購進程中，必定會產(chǎn)生大量程序、過程方面的具有法律效力的文件與資料，如采購活動記錄、招標文件、投標文件、評標標準、評標報告、定標文件、合同文件、驗收證明、質(zhì)疑答復、投訴處理及其他有關文件、資料等。這些文件和資料反映采購活動的實質(zhì)性內(nèi)容，并且經(jīng)過采購當事人雙方的認可，一經(jīng)做出就具有法律效力。按照采購“公平、公開、公正”的原則要求，招標采購中產(chǎn)生的文件與資料，應當依法保存，以備監(jiān)督檢查、處理糾紛、履行合同和進行評估時使用。

采購信息記錄主要包括采購文件與采購過程記錄兩方面。其中采購文件主要包括：采購計劃、招標文件、投標文件、評標報告、定標文件、合同文件、驗收證明、質(zhì)疑答復、投訴處理及其他有關文件、資料等。

對于采購活動的過程，為了能夠有效地進行監(jiān)督和管理，應當記錄、保存以下內(nèi)容：

①采購項目的類別、名稱，采購的功能要求、規(guī)格和數(shù)量等;

②采購項目預算、資金構成和合同價格、采購合同的簽約人;

③采購方式的選擇依據(jù)及原因;

④邀請、審查和選擇供應商的條件及原因;

⑤評標標準及其確定中標人的原因;

⑥如果有廢標情況，記錄廢標的情況與原因。

(2)采購信息管理的方法和措施——掌握P41

為了達到采購信息管理的目的，采用的方法主要有：了解和掌握采購信息來源，對采購信息進行分類;掌握和正確運用采購信息管理的手段;掌握采購信息流程的不同環(huán)節(jié)，建立采購信息管理系統(tǒng)。

項目采購產(chǎn)生的信息數(shù)量巨大，種類繁多。為便于信息的搜集、處理、儲存、傳遞和利用，采購信息管理應采用的措施包括：

1)標準化措施。由于各種采購數(shù)據(jù)和信息的收集是不同的，有不同的來源，不同的角度，不同的處理方法，但要求對采購項目相同的數(shù)據(jù)和信息應該規(guī)范。將得到的采購數(shù)據(jù)和信息進行鑒別、選擇、核對、合并、排序、更新、計算、匯總，生成不同形式的數(shù)據(jù)和信息，最終形成采購信息系統(tǒng)的業(yè)務流程圖、數(shù)據(jù)流程圖。通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，各類數(shù)據(jù)以文件的形式組織在一起。

2)制度化措施。采購信息資料只有全面反映項目采購的各類信息，才更具有實用價值，必須形成一個完整的系統(tǒng)。該系統(tǒng)的形成，需要大量的數(shù)據(jù)和信息作支撐，這些數(shù)據(jù)和信息的收集、加工、整理、存儲只有通過長期的積累，通過有效的信息管理制度建立才能達到。