如何加強(qiáng)完善政府采購(gòu)備案管理

　　隨著政府采購(gòu)制度的不斷深入和發(fā)展，采購(gòu)模式和監(jiān)督機(jī)制的不斷完善，采購(gòu)中心集中采購(gòu)、中介機(jī)構(gòu)委托代理、部門(mén)采購(gòu)相對(duì)獨(dú)立、分散采購(gòu)有效補(bǔ)充，都需要監(jiān)督部門(mén)加強(qiáng)事前、事中和事后的有效管理，對(duì)不同部門(mén)實(shí)施的采購(gòu)事項(xiàng)中一些主要環(huán)節(jié)的資料進(jìn)行備案，并做到有項(xiàng)可立、有資料可看，由此可見(jiàn)，對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)在管理中的開(kāi)始和完結(jié)后的資料備案越來(lái)越顯得十分重要。

　　政府采購(gòu)備案的現(xiàn)狀

　　現(xiàn)行政府采購(gòu)管理工作中，采購(gòu)監(jiān)管和操作已經(jīng)分設(shè)，相應(yīng)的計(jì)劃審批、公告管理、資金管理、程序監(jiān)督等方面規(guī)范的力度較大，而同時(shí)對(duì)采購(gòu)中心實(shí)施的集中采購(gòu)監(jiān)督和整個(gè)過(guò)程應(yīng)當(dāng)備案的資料管理較為規(guī)范，對(duì)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)、部門(mén)采購(gòu)、分散采購(gòu)備案資料的管理在制度、內(nèi)容等方面存在一定的缺陷。形成了有項(xiàng)目、無(wú)管理，有審批、無(wú)手續(xù)，有內(nèi)容、無(wú)資料的備案，不利于政府采購(gòu)制度實(shí)施和管理，主要表現(xiàn)以下幾個(gè)方面。

　　備案制度空白。很多地方雖然都建立和完善了政府采購(gòu)很多制度和措施，但隨著代理政府采購(gòu)業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)增多和部門(mén)采購(gòu)、自行采購(gòu)業(yè)務(wù)的增加，對(duì)這些政府采購(gòu)項(xiàng)目的管理和備案就顯得十分薄弱。而在實(shí)際工作中，很多地方?jīng)]有對(duì)集中采購(gòu)、社會(huì)中介代理機(jī)構(gòu)、部門(mén)采購(gòu)、分散采購(gòu)的政府采購(gòu)活動(dòng)建立和制定備案制度與措施。對(duì)集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)也只是在相關(guān)文件中作了一些不是十分明確和具體的規(guī)定，因此造成監(jiān)管機(jī)構(gòu)在一些資料匯總、情況調(diào)查、質(zhì)疑投訴中無(wú)第一手資料，形成在政府采購(gòu)活動(dòng)中書(shū)證的空白。

　　備案觀(guān)念淡薄。按照有關(guān)省市出臺(tái)的規(guī)定，對(duì)開(kāi)標(biāo)前公告的發(fā)布、標(biāo)書(shū)都要進(jìn)行事前備案，可是一些采購(gòu)單位對(duì)批準(zhǔn)的部門(mén)采購(gòu)、分散采購(gòu)一些環(huán)節(jié)資料的備案根本就沒(méi)有這個(gè)觀(guān)念，盡管監(jiān)管部門(mén)的再三督促，可采購(gòu)單位認(rèn)為你批準(zhǔn)我自己采購(gòu)，就是我自己的事了，所以在政府采購(gòu)活動(dòng)程序、不同方式的規(guī)范上就存在很多無(wú)法管理問(wèn)題。備案也就隨之淡薄。

　　備案內(nèi)容不明。由于制度上的空白和備案觀(guān)念的不強(qiáng)，在很多專(zhuān)地方備案的內(nèi)容不統(tǒng)一，該備案的沒(méi)有備，不該備案的卻要求備案，如屬于采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)保存的資料，一些涉及到商家技術(shù)、價(jià)格的資料，有的監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求備案，而對(duì)開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)的記錄卻不要求備案，對(duì)一些招標(biāo)公告、中標(biāo)公告等應(yīng)該備案的沒(méi)有要求，卻要對(duì)專(zhuān)家評(píng)審資料、專(zhuān)家打分匯總表等屬于代理機(jī)構(gòu)備案的卻要求備案。使代理機(jī)構(gòu)無(wú)所事從，左右為難。

　　備案時(shí)間不一。有關(guān)省市一些文件規(guī)定：采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在采購(gòu)活動(dòng)實(shí)施前一個(gè)工作日，分別將招標(biāo)公告、招標(biāo)書(shū)、評(píng)標(biāo)辦法、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)及評(píng)審專(zhuān)家名單，評(píng)標(biāo)報(bào)告形成后一個(gè)工作日，報(bào)同級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)管部門(mén)備案。有的地方是開(kāi)標(biāo)前再將標(biāo)書(shū)，公告等備案，原因是有的監(jiān)管部門(mén)要審查標(biāo)書(shū)，有的只是備案。

　　備案手續(xù)不全。主要是對(duì)備案的一些資料沒(méi)有交接簽字手續(xù)，一些監(jiān)管部門(mén)收到備案資料后，既不出具簽字手續(xù)，也不對(duì)備案資料提出意見(jiàn)，事后迎檢時(shí)卻說(shuō)一些項(xiàng)目沒(méi)有備案，資料不全，程序和內(nèi)容和法規(guī)的不相符等，使得監(jiān)督和操作出現(xiàn)不必要的誤會(huì)和摩擦。

　　對(duì)建立和完善政府采購(gòu)制度備案建議

　　建立健全備案制度建設(shè)。一是要出臺(tái)相應(yīng)的管理辦法，使采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)有法可依，有規(guī)可行；二是建立和做好不同監(jiān)督部門(mén)的備案制度，如紀(jì)檢、綜合招標(biāo)管理辦公室的備案等，明確相應(yīng)的備案資料，做到備案資料統(tǒng)一，對(duì)主要環(huán)節(jié)資料相關(guān)招標(biāo)活動(dòng)程序進(jìn)行備案，如項(xiàng)目審批計(jì)劃、方式的批復(fù)、招標(biāo)公告、中標(biāo)結(jié)果等；三是根據(jù)《政府采購(gòu)法》，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)文件的管理和監(jiān)督。做到備案項(xiàng)目與采購(gòu)活動(dòng)中采購(gòu)文件一致性，做到備案內(nèi)容一致、保存時(shí)間一致、管理制度一致。

　　強(qiáng)化部門(mén)采購(gòu)和分散采購(gòu)的備案管理措施。在制定集中采購(gòu)和分散采購(gòu)相應(yīng)的備案制度的同時(shí)，一是把握對(duì)部門(mén)采購(gòu)和分散采購(gòu)的項(xiàng)目審批、方式審批資料的備案；二是對(duì)其采購(gòu)過(guò)程必要資料如公告、標(biāo)書(shū)、供應(yīng)商的資格審查、評(píng)標(biāo)辦法、中標(biāo)公告等關(guān)鍵環(huán)節(jié)和每步程序的主要資料的備案。三是加強(qiáng)采購(gòu)單位在實(shí)施部門(mén)采購(gòu)和分散采購(gòu)的檔案建設(shè)工作和備案資料檢查，防止虛假招標(biāo)等不良現(xiàn)象的發(fā)生。

　　完善和規(guī)范備案內(nèi)容、時(shí)間、手續(xù)等要求。建立的備案制度中要明確備案詳細(xì)具體內(nèi)容，結(jié)合不同方式、確定不同方式備案主要資料、關(guān)鍵環(huán)節(jié)的資料，重點(diǎn)要求程序中的哪些手續(xù)和資料需要備案，哪些不備案，明確這些資料備案的時(shí)間限制和規(guī)定，并建立備案的手續(xù)交接和認(rèn)定工作，做到事前沒(méi)有備案的后面的工作就不預(yù)批準(zhǔn)，使政府采購(gòu)制度中的牽制制度體現(xiàn)在備案工作上。

　　提高政府采購(gòu)制度備案制度的認(rèn)識(shí)、宣傳和解釋。增強(qiáng)其重要性認(rèn)識(shí)，是監(jiān)督管理和質(zhì)疑投訴中重要信息來(lái)源和書(shū)證，是對(duì)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)采購(gòu)活動(dòng)程序監(jiān)督的佐證，是防止弄虛作假的一種手段。同時(shí)也是對(duì)政府采購(gòu)檔案工作另一方面的檢驗(yàn)。要充分認(rèn)識(shí)到它是采購(gòu)監(jiān)督日常工作，采購(gòu)監(jiān)督管理部門(mén)要大力宣傳備案工作是站在對(duì)采購(gòu)代理采購(gòu)活動(dòng)的支持與幫助，做好解釋工作，使采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在日常的政府采購(gòu)活動(dòng)中主動(dòng)備案，確保政府采購(gòu)監(jiān)督與操作工作相互協(xié)調(diào)，采購(gòu)活動(dòng)順利進(jìn)行。