摘要：聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分。

　　前言

　　隨著社會(huì)的發(fā)展及辦公條件的改善，在機(jī)關(guān)工作和各類活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案，我們就房山區(qū)161個(gè)立檔單位的聲像檔案管理情況進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問(wèn)題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。

　　一、聲像檔案管理存在的問(wèn)題

　�。ㄒ唬┞曄裨O(shè)備存在著“一硬一軟”的現(xiàn)象“一硬”是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會(huì)的發(fā)展及工作需要，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個(gè)單位中，僅有21個(gè)單位沒(méi)有聲像設(shè)備，占13%，87%的單位都有1臺(tái)以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達(dá)671臺(tái)（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較“硬”。“一軟”是指聲像設(shè)備管理之亂。有101個(gè)單位沒(méi)有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，占62%，致使有的設(shè)備閑置，沒(méi)人會(huì)用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個(gè)人手中，沒(méi)有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動(dòng)，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了“硬件硬、軟件軟”的現(xiàn)狀，而且“軟”的方面直接影響了“硬”的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動(dòng)沒(méi)能及時(shí)攝錄，檔案沒(méi)能完整保存下來(lái)，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。

　　（二）攝錄人員中存在著“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀。“強(qiáng)”表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72%。隊(duì)伍強(qiáng)大、年齡適中、文化程度較高這是“強(qiáng)”的一面：“弱”表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86%，5年以上者僅占14%。經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)的共68人，僅占16%，其中1至3個(gè)月短訓(xùn)（攝錄專業(yè)）的66人，�？飘厴I(yè)2人，有84%的人都屬“自”。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識(shí)及技能普遍較低這是“弱”的一面。

　　調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存在著兩種思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級(jí)來(lái)文、紅頭文件才是檔案，而他們?cè)诠珓?wù)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像帶等，認(rèn)為拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要?dú)w檔保存；另一種是部分人誤以為誰(shuí)拍的照片就歸誰(shuí)，送往報(bào)社、電臺(tái)的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個(gè)人行為。

　　事實(shí)證明，攝錄人員“弱”的一面影響了“強(qiáng)”的一面發(fā)揮作用，加上認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說(shuō)，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)棗形成和歸檔不把好關(guān)，待用時(shí)再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是“亡羊補(bǔ)牢”了。

　�。ㄈ�）聲像檔案管理混亂，問(wèn)題復(fù)雜

　　1、管理制度不健全，聲像檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理調(diào)查中有75個(gè)單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占47%，有半數(shù)以上的單位處于無(wú)章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時(shí)形成隨時(shí)移交，僅占26%；二是各科室一年一次移交檔案室，占35%；三是由科室分散保管或個(gè)人保存，占39%。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。

　　2、檔案意識(shí)不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說(shuō)明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20%的單位有積存照片沒(méi)歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無(wú)底片，文字說(shuō)明更難說(shuō)清。本來(lái)是很珍貴的照片，卻由于沒(méi)有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來(lái)看，更令人擔(dān)憂，相當(dāng)一部分單位都是“一盤帶子反復(fù)用”，原始錄音（像）沒(méi)有保存下來(lái)。另外有些部門或個(gè)人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門去收集時(shí)，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)聲像檔案管理缺乏重視。

　　3、保管條件差，聲像檔案難以長(zhǎng)久保存聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個(gè)單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書(shū)柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用，一旦發(fā)生問(wèn)題，悔之晚矣！

　　4、管理狀況“喜”“憂”懸殊，發(fā)展不平衡調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個(gè)單位，占6.8%；而無(wú)設(shè)備無(wú)聲像檔案、有設(shè)備無(wú)聲像檔案、有聲像檔案沒(méi)集中統(tǒng)一管理的單位48個(gè)，竟占40%，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個(gè)檔案室存有20000余張，其余160個(gè)單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項(xiàng)看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。

　　5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會(huì)提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個(gè)人或科室內(nèi)部，沒(méi)有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來(lái)沿襲下來(lái)的聲像檔案分散保存，難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒(méi)了來(lái)源。源頭沒(méi)控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今？

　　6、區(qū)域性重大活動(dòng)檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動(dòng)，召開(kāi)重要會(huì)議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價(jià)值的聲像檔案。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書(shū)、畫(huà)冊(cè)對(duì)外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng)，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的，各自負(fù)責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動(dòng)結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書(shū)、實(shí)物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒(méi)有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時(shí)歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。

　　二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議

　�。ㄒ唬┘訌�(qiáng)宣傳、提高意識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事，而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看：一要爭(zhēng)取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí)，營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過(guò)館、室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

　�。ǘ�）加強(qiáng)監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)針對(duì)聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對(duì)聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對(duì)不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭(zhēng)整體水平的提高。對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開(kāi)發(fā)利用上下功夫；對(duì)有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒(méi)跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對(duì)問(wèn)題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

　　（三）加強(qiáng)管理，制定辦法，狠抓制度落實(shí)要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來(lái)規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺(tái)《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》；同時(shí)，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長(zhǎng)期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺(jué)的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

　�。ㄋ模┤�面出擊，形式多樣，疏通收集渠道要實(shí)現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運(yùn)用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實(shí)際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過(guò)正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交區(qū)檔案館。②重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。對(duì)本地重點(diǎn)單位、立檔單位重點(diǎn)科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點(diǎn)地強(qiáng)化收集，經(jīng)常溝通及時(shí)掌握情況。③重點(diǎn)人物（攝錄人員）直接征集。有一部分?jǐn)z錄人員除擔(dān)當(dāng)本單位的攝錄任務(wù)外，還被指派（或聘請(qǐng)）攝錄本地區(qū)的重大活動(dòng)、重要會(huì)議、城市建設(shè)、外事活動(dòng)等。對(duì)保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會(huì)征集。對(duì)散存在民間的聲像檔案，運(yùn)用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實(shí)地尋求等形式，采取有償征集、無(wú)償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個(gè)人代存等方式廣泛征集。

　　（五）結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。

　　（六）建議檔案主管部門參與全區(qū)各類重大活動(dòng)針對(duì)地區(qū)重大活動(dòng)（重要會(huì)議）檔案失控、聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取檔案局、館直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保全區(qū)重大活動(dòng)產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時(shí)、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。