摘要：本文從“檔案開放原則”的思想傳承、檔案利用現(xiàn)實困境和外部環(huán)境、未來檔案利用發(fā)展趨勢三個方面闡述了提出“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”的必要性和迫切性，并論述了具有更深廣內(nèi)涵的“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”對檔案界的歷史、現(xiàn)實和未來意義。

　　1傳統(tǒng)“開放原則”的思想承繼和內(nèi)涵擴(kuò)展

　　“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”并非是“空穴來風(fēng)”或“生造概念”，其蘊涵的“權(quán)利意識”和“人本意識”與歷史上由來已久的“檔案開放原則”一脈相承，其實現(xiàn)的政策環(huán)境直接依賴于我國從“歷史檔案開放”方針到《中華人民共和國檔案法》一以貫之的“開放利用”規(guī)定，同時又是新的歷史條件下對傳統(tǒng)“開放原則”內(nèi)涵的擴(kuò)展。

　　1.1對“開放原則”思想的承繼“檔案開放原則”在國際檔案界的提出和普及經(jīng)歷了一個從“檔案館開放”（法國1794年4月7日法令確立）到“檔案開放”的思想演變過程，在中國檔案界經(jīng)歷了一個從“歷史檔案開放”（1980年中共中央的決定）到“檔案開放”的實際操作過程�！稒n案法》使面向我國“公民”的“檔案開放”由行政指令轉(zhuǎn)變?yōu)榉�律行為，增加了檔案開放的規(guī)范性和透明度。盡管目前檔案開放時間和范圍時常受到社會的質(zhì)疑，但“開放利用”的指導(dǎo)思想則一直是相當(dāng)明確的。

　　隨著社會信息化浪潮下國家對信息資源開發(fā)重視程度的提高，隨著以信息技術(shù)為依托的檔案生成和管理電子平臺的設(shè)計實施和推廣，檔案開放利用自然而然地擴(kuò)及到了數(shù)字化檔案信息利用領(lǐng)域，使得“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”具備了與傳統(tǒng)“檔案開放原則”在思想上、理論上、政策法規(guī)上的一致性。而且，目前主要通過網(wǎng)站建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、數(shù)據(jù)庫在線檢索、Email傳遞等方式提供利用服務(wù)的數(shù)字化檔案信息的利用越來越注重利用過程的“以人為本”，無論是網(wǎng)站設(shè)計的信息構(gòu)建和信息發(fā)布內(nèi)容的選擇，都在技術(shù)人性化的趨勢中開始考慮人本精神的體現(xiàn)，讓“檔案的人權(quán)”在“比特”世界中也能受到尊重和保護(hù)。“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”在精神內(nèi)涵上繼承了“檔案開放原則”的人本理念和人權(quán)思想，以保證社會所有公民對數(shù)字化形式的檔案信息的方便獲取和自由利用權(quán)利。

　　1.2對“開放原則”內(nèi)涵的擴(kuò)展以網(wǎng)絡(luò)化為特色的數(shù)字化檔案信息利用所帶來的不僅是基于技術(shù)革新的原有服務(wù)范圍和類型的擴(kuò)大，更造就了新的思想觀念的形成，新的研究視野的定位，新的利用群體（服務(wù)對象）的出現(xiàn)，以及利用性質(zhì)的轉(zhuǎn)變（從有目的學(xué)術(shù)利用到無目的休閑利用）和服務(wù)流程的重組。從歷史發(fā)展背景和理論發(fā)展規(guī)律來看，“數(shù)字化檔案信息開放利用”應(yīng)比“傳統(tǒng)檔案開放利用”具有更為深廣的內(nèi)涵，并非側(cè)重于強調(diào)從隔離到接觸，從保密到解密，而傾向于倡導(dǎo)一種“系統(tǒng)開放”、“面向用戶”的利用服務(wù)，更加關(guān)注服務(wù)理念、渠道、模式、技術(shù)的開放性，關(guān)注利用過程中障礙的消除、信息交流的普及和推廣，關(guān)注符合用戶需求和個性需要的信息組織和加工。

　　當(dāng)然，由于現(xiàn)階段大部分?jǐn)?shù)字化檔案信息只是紙質(zhì)傳統(tǒng)檔案的“電子副本”，紙質(zhì)“原件”不開放，數(shù)字化信息即使生成也無法開放利用，只能體現(xiàn)保管功能而未發(fā)揮利用優(yōu)勢。所以，數(shù)字化檔案信息開放利用的實現(xiàn)仍然迫切需要國家各級各類檔案館加快檔案解密開放工作的步伐，盡快縮小規(guī)定和實際開放度之間的差距。但筆者提出“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”的側(cè)重點不在解密開放（這涉及信息敏感度、歷史原因、政治體制、國際形勢等復(fù)雜因素和法律法規(guī)、鑒定技術(shù)、專家培養(yǎng)的跟進(jìn)）．而在于確立具有時代氣息的“用戶利用導(dǎo)向”的“開放式”數(shù)字化檔案信息服務(wù)宗旨和目標(biāo)，為多種途徑的數(shù)字化檔案信息利用提供原則和依據(jù)（完整全面的數(shù)字化檔案信息開放利用原則體系包括基本原則、具體原則和實施原則三個層次，其中“系統(tǒng)開放原則”、“用戶中心原則”是其基本原則，內(nèi)涵要義筆者已另撰文闡述）。

　　“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”在精神實質(zhì)上與“檔案開放原則”具有歷史上的淵源關(guān)系，同時又通過信息技術(shù)的優(yōu)勢彌合了從“開放”到“利用”的時空間隔、范圍局限和方式限制，體現(xiàn)了對現(xiàn)實問題的回應(yīng)和突破。

　　2檔案信息利用的困境突破和現(xiàn)實回應(yīng)

　　社會檔案利用水平和服務(wù)程度是新型檔案利用原則和理念萌發(fā)的現(xiàn)實土壤，檔案利用的現(xiàn)實狀況和外部環(huán)境決定了新型檔案信息形態(tài)能否誕生以及新的檔案利用方式是否具有生命力，是“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”提出的現(xiàn)實基石。

　　2.1突破檔案信息利用困境目前檔案信息利用正處于困境之中。有學(xué)者從國家檔案局1994-2003年的統(tǒng)計數(shù)據(jù)中揭示出“館藏檔案利用與99％以上的人不相關(guān)、檔案利用與90％以上的館藏檔案不相關(guān)”的窘迫局面。

　　檔案信息利用困境的產(chǎn)生既有檔案信息本身的特點所內(nèi)生的利用障礙，也有檔案利用過程中時空間隔、范圍局限和方式限制所帶來的制約因素，還受到檔案信息提供者、管理者、服務(wù)者以及利用檔案的用戶意識和行為的多重影響。對于檔案信息的本質(zhì)特點所導(dǎo)致的利用障礙，通過轉(zhuǎn)換檔案信息形態(tài)或載體性質(zhì)，組織和深度加工檔案信息內(nèi)容，可以部分彌補和相對弱化，這正是“數(shù)字化檔案信息”產(chǎn)生和迅速增長的源動力。對于檔案利用活動中各參與主體消極影響的規(guī)避，只有依靠對檔案信息價值的充分認(rèn)知，依靠相關(guān)制度對各自行為的規(guī)范約束才能實現(xiàn)，這正是“檔案開放”原則和制度不斷調(diào)整修改、檔案利用理論和法規(guī)不斷補充完善的動力。而在利用服務(wù)過程中實現(xiàn)時空超越，擴(kuò)大范同和靈活方式，是突破檔案信息利用困境最立竿見影的有效方式。

　　首先，“數(shù)字化檔案信息的開放利用”能夠突破時空邊界。“數(shù)字化檔案信息”以“二進(jìn)制代碼”形式存在，以“比特”形式傳播，只要服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫能正常工作，檔案用戶就能夠在任何時間任何地點以任何方式檢索和利用所需信息，在利用上突破時空邊界。實際上，圖書情報界早已多次探討了基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的3A服務(wù)（anytimeanywhereanyway）的重要意義，并在網(wǎng)絡(luò)信息利用服務(wù)上開展了大量工作。信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域催生了大量數(shù)字化信息，確立“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”既是對傳統(tǒng)服務(wù)方式的變革，又是對信息化社會沖擊的適應(yīng)。

　　其次，“數(shù)字化檔案信息開放利用”能夠提升檔案開放度。一方面，政府信息極強的公開時效要求推動了網(wǎng)上現(xiàn)行文件目錄和全文的公開利用。這種“數(shù)字化的文檔信息”在開放時限上已經(jīng)與歷史檔案開放具有“天壤之別”，有的信息甚至是一生成即提供網(wǎng)上利用。在政務(wù)公開和信息化建設(shè)大環(huán)境下開展的“文件公開”實際上已經(jīng)實現(xiàn)了當(dāng)今檔案的“高開放度”，必然提升未來檔案開放的整體開放度。另一方面，檔案開放度一直以來被界定為已開放檔案數(shù)量與館藏檔案總量或已滿30年館藏檔案數(shù)量的比值。這種開放度是一種客觀的從檔案保管和管理機(jī)構(gòu)視角衡量的開放度。但是，由于當(dāng)今信息傳播和利用方式的靈活多樣性，實際上社會利用者主觀感知的“開放度”并不與客觀的檔案館“開放度”完全一致。正如美國原史密森研究院檔案館館長威廉·W·莫斯早在1999年就指出的“開放利用”強調(diào)的是檔案的“可利用性”應(yīng)從“對利用者友好”角度來衡量。對于越來越龐大的網(wǎng)民團(tuán)體和在信息社會成長的一代，信息“可利用性”往往等同于“網(wǎng)上可獲取性”。檔案開放如果無法達(dá)到“數(shù)字化檔案信息”的“網(wǎng)絡(luò)化”開放利用層次，其開放度在社會利用者心中的認(rèn)同必然大打折扣，這也是為何政府信息公開在提供紙質(zhì)定點文件利用的同時尤其重視政府網(wǎng)站的電子文件公開。確立并執(zhí)行“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”能提升檔案開放度在網(wǎng)絡(luò)用戶心中的實際感知。最后，互聯(lián)網(wǎng)世界的開放精神、現(xiàn)代社會對民主、權(quán)利、透明度的追求也將給歷史檔案開放進(jìn)程帶來更多壓力和動力，促進(jìn)其開放度的提高。

　　2.2回應(yīng)電子政務(wù)信息公開利用“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”提出的現(xiàn)實基礎(chǔ)既建立在對檔案事業(yè)內(nèi)部利用服務(wù)現(xiàn)狀的審視和考察上，以觸動現(xiàn)實的“堅冰”、實現(xiàn)困境的突破為目標(biāo)；同時，也立足于國家大力推進(jìn)信息化建設(shè)這一外部環(huán)境，以積極回應(yīng)政府信息化的重點內(nèi)容——電子政務(wù)建設(shè)全面推進(jìn)的需要，準(zhǔn)確及時把握社會環(huán)境中的有利契機(jī)；順應(yīng)加強社會信息資源開發(fā)利用的時代呼喚，服務(wù)國家和政府當(dāng)前的“中心”工作。

　　2001年8月，黨中央重新組建國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，其常設(shè)辦事機(jī)構(gòu)——國務(wù)院信息化工作辦公室隨之成立，電子政務(wù)建設(shè)開始進(jìn)入全面推進(jìn)階段。電子政務(wù)建設(shè)的全面推進(jìn)加快了信息化與政府管理的結(jié)合，促進(jìn)了信息技術(shù)在政府辦公、業(yè)務(wù)工作、公共管理、社會服務(wù)中的廣泛應(yīng)用，客觀上產(chǎn)生了海量的豐富多彩的數(shù)字化檔案信息。這不僅拓展了檔案信息的種類、檔案工作對象和學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域，而且鼓勵并刺激了社會信息獲取和利用需求，為“數(shù)字化檔案信息的開放利用”提供了物質(zhì)條件和意識條件，創(chuàng)造了新的機(jī)會和動力。同時，也突顯了傳統(tǒng)檔案信息傳播利用渠道較窄、速度較慢、時空制約度較大、實現(xiàn)共享利用代價過高等缺陷，使得檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)換和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)變得更為緊迫。檔案信息與政府信息的緊密聯(lián)系使得數(shù)字化檔案信息成為了電子政務(wù)信息資源深度開發(fā)和及時處理的核心資源。政府文件在政府信息中的極大比重和權(quán)威性，具有中國特色的文檔管理體制決定了數(shù)字化檔案信息開放利用是電子政務(wù)信息是否能夠傳播共享和有效利用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

　　檔案界對電子政務(wù)建設(shè)的積極回應(yīng)也已進(jìn)入了項目規(guī)劃階段。列入檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃的三大重大項目之一的“國家數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程”建設(shè)的總體目標(biāo)是：“以3127個國家綜合檔案館為建設(shè)對象，以分布式檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)為核心，重點建設(shè)涵蓋全部館藏檔案的全國性、超大型、分布式、規(guī)范化、可共享的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫；建立適應(yīng)國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展需要的檔案信息資源共享體系；建立適應(yīng)各級黨委政府電子政務(wù)建設(shè)需要的電子文件歸檔管理和電子檔案接收管理系統(tǒng)。”“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”的及時提出和確立能夠為檔案部門融入電子政務(wù)信息建設(shè)和服務(wù)提供指導(dǎo)性意見。

　　3未來利用需求的趨勢分析和積極應(yīng)對

　　“檔案工作一直把用戶的需求放在第一位，但主要是到閱覽室進(jìn)行利用的用戶。”“在線用戶可能永遠(yuǎn)也不會造訪檔案館”，“親自到檔案館的用戶只是用戶的一種，而且在我們的用戶中所占比例將越來越小。”英國曼徹斯特大學(xué)的檔案同仁對于檔案用戶類型和需求趨勢變化的論述也正好揭示了我國檔案信息利用者的未來需求走向：越來越多的檔案利用者可能是檔案網(wǎng)站的在線用戶，越來越多的檔案信息服務(wù)將通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的形式從實體檔案館搬到了數(shù)字檔案館。

　　3.1檔案利用新需求的尊重和應(yīng)對現(xiàn)代信息技術(shù)對信息用戶的影響在檔案領(lǐng)域同樣深遠(yuǎn)而廣闊。作為一種不可替代的社會信息資源，檔案信息不僅被傳統(tǒng)的習(xí)慣于利用紙質(zhì)檔案原件或復(fù)印件，習(xí)慣于到檔案館使用照片檔案和聲像檔案的檔案利用者所需要，也是熟練掌握各種信息工具，習(xí)慣于輕點鼠標(biāo)在網(wǎng)上沖浪的信息用戶應(yīng)該享有的寶貴財富。目前，信息資源管理界在用戶研究和信息服務(wù)領(lǐng)域十分關(guān)注如何解決因信息素養(yǎng)、信息能力、信息基礎(chǔ)設(shè)施條件的差異而導(dǎo)致的“數(shù)字鴻溝”和信息利用“不公平”問題。但是，對于信息化建設(shè)較為落后的檔案界而言，因為傳統(tǒng)觀念和服務(wù)手段轉(zhuǎn)變過慢而導(dǎo)致的另一種“信息不公平”更應(yīng)該引起重視。正如我們不應(yīng)強迫那些習(xí)慣檔案目錄卡片檢索、喜歡領(lǐng)略檔案原件風(fēng)貌、偏愛到館內(nèi)使用檔案的傳統(tǒng)檔案利用者都轉(zhuǎn)而成為檔案網(wǎng)站的在線用戶，同樣，我們也必須尊重那些喜歡享受網(wǎng)絡(luò)世界跨國界、超時空、大容量、快捷方便信息服務(wù)的利用者的信息獲取習(xí)慣和行為方式。對于已經(jīng)將互聯(lián)網(wǎng)作為主要的信息獲取和利用方式的用戶而言，如果沒有“數(shù)字化檔案信息開放利用”的配套措施、技術(shù)和服務(wù)，如果無法通過網(wǎng)絡(luò)搜索、瀏覽、下載檔案信息以獲取知識和查閱資料，那么他們的檔案信息需求將無法滿足或者被抑制于萌芽狀態(tài)。對于這些不想利用原始檔案資料的網(wǎng)絡(luò)用戶來說，檔案信息形態(tài)的單一、提供場所的獨有也是對他們的需求習(xí)慣和方式的“不尊重”和“不公平”。只在檔案館內(nèi)開放而無法網(wǎng)絡(luò)利用，對其而言也是一種不方便的利用和不徹底的開放。

　　毫無疑問，未來的檔案信息需求將越來越多地從實體轉(zhuǎn)向內(nèi)容，從紙張型轉(zhuǎn)向數(shù)字化、多媒體，從到館查閱原件轉(zhuǎn)向搜索和點擊檔案網(wǎng)站。只有尊重新型檔案利用需求的出現(xiàn)，重新定位利用者類型，并對未來利用需求進(jìn)行理性判斷和預(yù)測，才能在社會變化中仍然較好地發(fā)揮檔案的信息價值。這正是“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”提出的長遠(yuǎn)考慮和對未來檔案利用變革的意義。

　　3.2數(shù)字化檔案信息開放利用是個性化服務(wù)的基礎(chǔ)隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)用戶的信息需求層次也逐漸提高，在任何時候任何地方都能獲取針對自身獨特需要的有價值的信息將成為未來網(wǎng)絡(luò)用戶的需求趨向。對于信息服務(wù)機(jī)構(gòu)來說，是否能提供經(jīng)過篩選、整合、優(yōu)化后的“個性化服務(wù)”將是未來衡量信息服務(wù)水平的指標(biāo)之一。個性化信息服務(wù)是人類社會生產(chǎn)力發(fā)展到一定程度，在信息服務(wù)領(lǐng)域內(nèi)所呈現(xiàn)的一種社會特征，是信息服務(wù)的發(fā)展方向。可以預(yù)見，個性化服務(wù)將是未來檔案信息服務(wù)的趨勢。

　　個性化信息服務(wù)是指基于信息用戶的信息使用行為、習(xí)慣、偏好和特點，向用戶提供滿足其各種個性化需求的一種服務(wù)，它針對每一個用戶的獨特信息需求進(jìn)行有針對性的服務(wù)。這種服務(wù)關(guān)注用戶終身價值并與之長期溝通，能夠擁有更精確的目標(biāo)用戶，有利于“一對一”的雙向協(xié)調(diào)、學(xué)習(xí)、互動和與用戶個性化的直接溝通。“數(shù)字化檔案信息開放利用”的實現(xiàn)將為個性化的檔案信息服務(wù)提供許多有利的基礎(chǔ)條件，如無損耗共享使用的信息資源、多元化定制化的信息組織、交互動態(tài)的信息檢索、網(wǎng)絡(luò)化開放性的信息環(huán)境、方便經(jīng)濟(jì)的信息傳播和全天候的信息服務(wù)。