【內(nèi)容提要】本文基于IT服務(wù)管理的最新理念，以數(shù)字檔案館肩負著信息社會數(shù)字化檔案的終極保管任務(wù)為出發(fā)點，提出IT集約化服務(wù)型數(shù)字檔案館的概念，探討其職能、特點和運行模式。

　　【摘 要 題】數(shù)字信息化數(shù)字檔案館的出現(xiàn)給現(xiàn)代檔案管理帶來了生機和活力。短短幾年全國范圍內(nèi)的檔案信息化管理成績斐然，電子文件中心、館藏檔案數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化等廣泛利用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案資源管理的熱潮在檔案行業(yè)得到迅速開展。檔案利用者在查檔、用檔等方面獲得了前所未有的高效、快捷的優(yōu)厚待遇，檔案工作者也逐漸改變往日的手工粗放管理方式，開始利用網(wǎng)絡(luò)、計算機和信息系統(tǒng)開展現(xiàn)代化管檔。不可否認(rèn)，檔案資源的信息化與網(wǎng)絡(luò)化給國家、機構(gòu)和公眾帶來了巨大的社會效益，給檔案事業(yè)的快速發(fā)展帶來了機遇，但由于信息化管理理念與傳統(tǒng)檔案管理模式之間還需要經(jīng)歷更長一段的磨合期，特別是與信息技術(shù)的快速發(fā)展相比較，我國數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展處于相對滯后的狀況，信息系統(tǒng)的建設(shè)跟不上技術(shù)的發(fā)展，何談信息化的有效利用與滾動發(fā)展，加之檔案工作者幾乎不可能投入更多的精力以了解、學(xué)習(xí)、跟蹤不斷更新的信息技術(shù)，這無疑使檔案工作者萌生了眾多的困惑和憂慮。而且，數(shù)字檔案館的建設(shè)、發(fā)展與運行維護的技術(shù)復(fù)雜度、資金的持續(xù)投入、檔案信息的安全保障、數(shù)字檔案館對IT人才的高度依賴性及其與傳統(tǒng)檔案館之間的職能交叉已經(jīng)開始制約著數(shù)字檔案館的發(fā)展：“雙軌制”的運行模式更是給檔案工作者增添了不止一倍的工作量。這些棘手的問題必須得到解決，數(shù)字檔案館才能順利發(fā)展�；�于這樣的認(rèn)識，本文作者基于IT服務(wù)最新理念，提出采用集約化運營模式建設(shè)數(shù)字檔案館的觀點，通過 IT資源的集中建設(shè)、IT服務(wù)質(zhì)量的有效加強、IT技術(shù)含量的累積增長，來提高數(shù)字化檔案館的社會效益，旨在以最小的成本消耗獲得最大的投資回報，為構(gòu)建節(jié)約型社會獻計獻策。

　　1.數(shù)字檔案館建設(shè)的目的

　　各行各業(yè)信息化及其快速發(fā)展已經(jīng)且正在不斷地形成大量的數(shù)字化信息，這些信息需要歸檔并形成電子檔案以記錄信息社會的歷史活動，傳統(tǒng)檔案館開展服務(wù)創(chuàng)新加強館藏數(shù)字化加工也將積累越來越多的數(shù)字化信息，這兩類信息統(tǒng)稱為數(shù)字化檔案信息。檔案工作者正是為了歸檔、接收、整理和保存這些不斷累增的數(shù)字化檔案資源，并想借助于現(xiàn)代信息技術(shù)為國家、機構(gòu)和社會公眾提供快捷方便的查檔、用檔等服務(wù)，數(shù)字檔案館才應(yīng)運而生。由此得出結(jié)論：數(shù)字檔案館可以作為信息社會數(shù)字化檔案的終極保管機構(gòu)。建設(shè)數(shù)字檔案館的主要目的就是要記憶信息社會的發(fā)展歷史。

　　2.集約化服務(wù)型數(shù)字檔案館的職能

　　以數(shù)字檔案館的建設(shè)目的為出發(fā)點，可以確定 IT集約化服務(wù)型數(shù)字檔案館的主要職能：

　　（1）集中統(tǒng)一永久保存信息社會產(chǎn)生的各類數(shù)字化檔案信息，引領(lǐng)數(shù)字檔案館的發(fā)展方向，保障數(shù)字化檔案信息的真實、完整、有效和安全。

　　（2）為傳統(tǒng)檔案館提供滾動完善和持續(xù)發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)支持與服務(wù)，以方便檔案工作者通過網(wǎng)絡(luò)和計算機開展電子文件歸檔、電子檔案接收、數(shù)字化檔案資源的整合、管理、傳遞、處理、鑒定、編研和提供網(wǎng)絡(luò)化查檔、用檔服務(wù)等各類檔案管理工作。

　�。�3）是政府信息公開的門戶網(wǎng)站，為社會公眾提供開放的數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化查詢與檢索等服務(wù)，包括當(dāng)前政務(wù)公開背景下產(chǎn)生且移交到檔案館的行政規(guī)范性文件、檔案館內(nèi)部經(jīng)鑒定后允許開放的數(shù)字化檔案信息等。

　　3.集約化服務(wù)型數(shù)字檔案館的特點

　　數(shù)字檔案館是一個以永久保存數(shù)字化檔案信息為根本，以為檔案工作者提供數(shù)字化檔案的接收、管理、利用、鑒定、編研、展示為宗旨，以提供IT資源供應(yīng)服務(wù)為主體運營模式的集成服務(wù)平臺�；�于此平臺，檔案工作者可以通過網(wǎng)絡(luò)、計算機開展檔案鑒定、文件歸檔、檔案收集、整理、分類、查詢、檢索、統(tǒng)計、編研、成果匯編以及開放檔案信息發(fā)布等各項檔案業(yè)務(wù)工作，不需要關(guān)注檔案信息存放的物理位置，不需要擔(dān)心檔案信息的永久保存和安全性風(fēng)險，不需要考慮如何申請信息化專項資金、組織和招聘技術(shù)人員開展檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計、開發(fā)、實施及運行維護等工作，只需要根據(jù)自己的工作需要為承擔(dān)數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)任務(wù)的IT工作人員提出檔案管理的業(yè)務(wù)需求。

　　IT集約化服務(wù)型數(shù)字檔案館建設(shè)的主要特點是將與信息技術(shù)相關(guān)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的架構(gòu)、應(yīng)用軟件的研發(fā)、信息系統(tǒng)的實施、數(shù)字檔案館的運行維護、滾動發(fā)展以及IT資源管理等技術(shù)性服務(wù)工作從傳統(tǒng)檔案館中剝離出來，建立以精通信息技術(shù)、跟蹤檔案業(yè)務(wù)及信息技術(shù)發(fā)展的，并能夠?qū)�檔案工作與信息技術(shù)融會貫通使用的檔案工作者團隊，開展面向檔案工作的IT集約化服務(wù)。這樣一來，檔案工作者就能夠集中精力鉆研檔案業(yè)務(wù)，開展檔案的精細化管理，投入更多的精力用于檔案信息資源的開發(fā)，為社會提供更高效、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。數(shù)字化檔案信息的安全保障、永久保存、集成共享、傳遞處理、網(wǎng)絡(luò)訪問、完整有效等眾多技術(shù)難題則集中于數(shù)字化檔案館的運行與管理過程中，即便這樣也比讓每個檔案館設(shè)立計算機處（室）來開展軟硬件平臺的購買、安裝和維護，做數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)遷移、異地保存等措施要安全和可靠。

　　IT集約化服務(wù)型數(shù)字檔案館運行維護的主要特點是以低收入的供應(yīng)服務(wù)方式或連鎖加盟方式以維持其滾動發(fā)展和持續(xù)改進。檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范性及其工作流程的確定性決定了電子文件歸檔、館藏檔案數(shù)字化、檔案信息服務(wù)、開放檔案信息發(fā)布、數(shù)字檔案信息的整合、集成與共享等信息系統(tǒng)的建設(shè)是能夠基于一個通用的軟件基礎(chǔ)架構(gòu)和服務(wù)平臺來實現(xiàn)，即使不同檔案門類的信息標(biāo)引、著錄項、數(shù)字化存儲格式等有所差別，也能夠?qū)崿F(xiàn)集成化的統(tǒng)一管理。當(dāng)然在數(shù)字檔案館建設(shè)之初，需要在國家檔案局的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)管下，首先應(yīng)開展各門類數(shù)字化檔案的存儲格式、存儲標(biāo)準(zhǔn)、訪問模式、管理規(guī)范等的建設(shè)，作為建立通用數(shù)字檔案館服務(wù)平臺的指導(dǎo)性文件，面向服務(wù)的開放的基礎(chǔ)平臺是數(shù)字檔案館建設(shè)的總體指導(dǎo)思想，服務(wù)平臺之上的各類應(yīng)用系統(tǒng)則是根據(jù)需求的深化不斷地進行完善和功能擴充，每個即將加盟的檔案館只需要設(shè)置其基本配置，定義其運行管理模式就可以享受數(shù)字檔案館提供的各種信息化服務(wù)�？梢酝茢啵瑪�(shù)字檔案館的技術(shù)服務(wù)費將遠比各檔案館自行購買設(shè)備和建設(shè)各類應(yīng)用系統(tǒng)并開展運行維護的費用要低很多，這是因為IT服務(wù)集約化數(shù)字檔案館的軟硬件平臺、服務(wù)器與存儲設(shè)備、應(yīng)用軟件系統(tǒng)等都是一次開發(fā)，多次共享使用，而且還將在越來越多的用戶使用后得到不斷的完善和發(fā)展，保障其先進性、適應(yīng)性和發(fā)展性。

　　4.集約化服務(wù)型數(shù)字檔案館的運行模式

　　當(dāng)前，國內(nèi)數(shù)字檔案館建設(shè)有單一型和區(qū)域型兩種主流模式，單一型數(shù)字檔案館運行模式是在單個檔案館內(nèi)部開展館藏數(shù)字化加工、接收電子文件歸檔、整合館內(nèi)檔案資源、建設(shè)檔案館的門戶網(wǎng)站等工作，通過門戶網(wǎng)站提供該館的開放檔案信息服務(wù)和行政規(guī)范性文件的查閱服務(wù)；區(qū)域型數(shù)字檔案館則是以一個區(qū)或市為單元，以檔案館的業(yè)務(wù)為中心，除了開展檔案館內(nèi)部的各種信息化建設(shè)、實施和系統(tǒng)應(yīng)用外，還通過網(wǎng)絡(luò)為相關(guān)檔案室提供檔案信息管理的信息化服務(wù)服務(wù)，在檔案形成單位進行歸檔的同時，將紙質(zhì)文件歸到檔案室，將電子文件通過網(wǎng)絡(luò)、載體或接口系統(tǒng)傳遞到數(shù)字檔案館系統(tǒng)中，實現(xiàn)了一個區(qū)域內(nèi)部數(shù)字化檔案信息的集中存儲。這兩種模式建設(shè)的一個共同特點是數(shù)字檔案館依附于某個傳統(tǒng)檔案館，數(shù)字檔案館的滾動發(fā)展與運行維護也取決所依附的檔案館的信息化水平，更準(zhǔn)確地說是依賴于檔案館的決策者和檔案館設(shè)立的開展信息技術(shù)服務(wù)的計算機處（室）的人員對信息化的理解、認(rèn)識和跟蹤發(fā)展的水平，其局限性和風(fēng)險性不言而喻！加上信息化滾動發(fā)展的持續(xù)投資，從長遠角度必然會限制數(shù)字檔案館的發(fā)展。從國家全局來看，這兩種建設(shè)模式存在著檔案行業(yè)IT資源重復(fù)建設(shè)的弊端，在全國數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系尚未健全的前提下各自開展數(shù)字檔案館建設(shè)，也必然會造成未來國家檔案信息資源整合難的新問題。

　　IT集約化服務(wù)型數(shù)字檔案館的觀點的提出，是希望能夠站在國家信息資源戰(zhàn)略和行業(yè)全局建設(shè)數(shù)字檔案館的高度，尋找一種更加有效的解決方案，以適應(yīng)和諧型、節(jié)約型、發(fā)展型、信息資源廣泛利用型信息社會的發(fā)展特點，不僅需要緩解信息化建設(shè)中因技術(shù)人員與業(yè)務(wù)工作者認(rèn)識不統(tǒng)一而產(chǎn)生的各種制約系統(tǒng)建設(shè)與發(fā)展的矛盾，而且能夠保障數(shù)字檔案館的高效運作和長期發(fā)展。這一觀點的基本要求包括：

　　（1）機構(gòu)重組：將數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館在組織上進行分割，數(shù)字檔案館的建設(shè)不再依附于某個傳統(tǒng)檔案館，需要設(shè)立專門的機構(gòu)來開展各項工作。

　　（2）人才分類：將檔案館的工作人員分為業(yè)務(wù)型和技術(shù)型兩大類，分別承擔(dān)數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)檔案館的各項職能。

　�。�3）職能分割：數(shù)字檔案館保管網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的數(shù)字化檔案信息，傳統(tǒng)檔案館保管紙質(zhì)檔案和各種其他介質(zhì)檔案。

　　（4）相互關(guān)系：數(shù)字檔案館為傳統(tǒng)檔案館提供開展檔案的收集、保管、利用、檔案展示等各項服務(wù)，傳統(tǒng)檔案館為數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展提供各種業(yè)務(wù)需求。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館互動發(fā)展、相互促進，分別以數(shù)字、紙質(zhì)形式記載信息社會的發(fā)展歷史。

　　IT集約化服務(wù)型數(shù)字檔案館是一個面向現(xiàn)代檔案管理工作的集成服務(wù)平臺，將數(shù)字化檔案信息實施集中統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范地管理，同時為多個傳統(tǒng)檔案館提供從服務(wù)器、存儲設(shè)備等硬件資源到應(yīng)用程序、信息訪問、信息發(fā)布等軟件資源共享和網(wǎng)絡(luò)計算機運行維護的各種IT服務(wù)，每個傳統(tǒng)檔案館不需要再單獨設(shè)立IT技術(shù)支持與服務(wù)部門，不需要單獨購買和管理服務(wù)器、存儲器等硬件設(shè)備，不需要花錢購買軟件系統(tǒng)或者重復(fù)開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，這樣不僅節(jié)約了人力、物力和財力，而且檔案館內(nèi)部的管理也更加有效，這是由于信息化工作的開展思路與傳統(tǒng)檔案管理的方式有著行業(yè)上的差別，人員管理及工作方式也完全不同。

　　當(dāng)前數(shù)字檔案館的運行模式

　　IT集約化服務(wù)型數(shù)字檔案館運行模式

　　IT集約化服務(wù)型數(shù)字檔案館是在充分分析當(dāng)前我國數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出的一種可行的建設(shè)方案。從我國檔案行政監(jiān)管的垂直管理角度而言，指定數(shù)字檔案館作為集中、永久保管數(shù)字化檔案信息的專門機構(gòu)是可行的；從國家信息資源建設(shè)的角度而言，數(shù)字檔案館這一機構(gòu)的成立對檔案信息資源的開發(fā)與利用有著非常大的社會意義；從當(dāng)前“雙軌制”檔案管理的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀而言，業(yè)務(wù)型檔案工作者理應(yīng)擺脫信息技術(shù)快速發(fā)展的困惑，把主要精力放在檔案業(yè)務(wù)精通與鉆研上，技術(shù)型檔案工作者不僅應(yīng)做好技術(shù)支持與服務(wù)工作，更應(yīng)肩負起數(shù)字化檔案信息的集中統(tǒng)一、完整有效、永久保存的重任，引領(lǐng)數(shù)字檔案館朝著健康良性發(fā)展之路前進。