摘要：在信息化浪潮風(fēng)起云涌的今天，電子文件能提高其利用率，更好地提供服務(wù)。因此，要高度重視電子文檔的收集與管理，保證電子文檔的完整性，可存取利用和可理解性。

　　文檔審核在當(dāng)今社會(huì)，電子文件的出現(xiàn)給生活帶來(lái)了很多的方便，同時(shí)它的檔案管理問題也是必不可少的要關(guān)心的一件事。

　　1電子文件歸檔方式和途徑的選擇 

　　1.1借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。

　　隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。

　　1.2選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。

　　為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了以往的界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，又是最佳歸檔途徑之一。

　　2電子文檔的收集 

　　2.1保證電子文件格式的統(tǒng)一性。

　　文本文件：

　　通用格式為：

　　XML、RTF、TXT，并注明文字處理工具，如WORD等。

　　掃描型電子文件：

　　通用格式為：JPEG、TIFF，如為非通用格式，應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用格式；當(dāng)無(wú)法轉(zhuǎn)換時(shí)，應(yīng)收集其相關(guān)軟件。

　　視頻、多媒體、超媒體文件：

　　通用格式為：MPEG、AVI，如為非通用格式，應(yīng)收集其壓縮算法和相關(guān)軟件。

　　音頻文件：

　　通用格式為：WAV、MP3，同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。

　　2.2保證電子文件真實(shí)性。

　　一是從電子文件生成時(shí)就開始對(duì)其嚴(yán)密監(jiān)管，建立對(duì)各項(xiàng)操作的跟蹤記錄。

　　二是建立真實(shí)性的認(rèn)定方法和手續(xù)。明確檢驗(yàn)要素，主要是：電子文件生成過(guò)程的不同版本；各位責(zé)任者的簽署手續(xù)；操作處理的權(quán)限核對(duì)；交接程序?qū)徍说取?/p>

　　三是建立鑒定規(guī)則和程序。

　　四是明確執(zhí)行部門和責(zé)任者。

　　2.3保證電子文件完整性。

　　一是建立電子文件的歸集、積累制度。

　　二是在電子文件管理系統(tǒng)中設(shè)立電子文件暫存空間。

　　三是對(duì)電子文件的背景信息作出規(guī)范化的要求，并隨時(shí)進(jìn)行登記。四是制定電子文件無(wú)數(shù)據(jù)管理規(guī)范。

　　2.4保證電子文件收集及時(shí)性。

　　電子文件一般應(yīng)在電子文件形成或任務(wù)完成后及時(shí)收集。對(duì)于跨年度完成的任務(wù)和項(xiàng)目，要分階段收集。

　　3電子文檔的保管與維護(hù) 

　　3.1對(duì)電子檔案載體的保存要求

　　主要有八方面要求：

　　一是禁止用軟磁盤作長(zhǎng)期保存的電子檔案的載體；

　　二是電子檔案要進(jìn)行備份；

　　三是磁帶、磁盤、光盤的驅(qū)動(dòng)器要保持清潔并定期維護(hù)保養(yǎng)，不要觸摸光盤的表面；

　　四是磁帶、磁盤要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)；

　　五是不要折疊、彎曲磁盤，不要在紙?zhí)咨蠒鴮�，以防劃傷磁盤、光盤的表面；

　　六是磁帶、磁盤、光盤要直立在容器內(nèi)，以防擠壓；

　　七是要防止存儲(chǔ)載體庫(kù)房的溫濕度劇烈波動(dòng)，溫度應(yīng)保持在7~20℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在35%~45%范圍，并保持潔凈；

　　八是禁止保管人員將食品、飲料帶入存儲(chǔ)載體的庫(kù)房。

　　3.2電子檔案載體的檢測(cè)與維護(hù)。

　　電子檔案記錄載體入庫(kù)時(shí)要進(jìn)行如下檢測(cè)：

　　一是查看有無(wú)物理?yè)p傷，表面是否清潔，檢測(cè)有無(wú)計(jì)算機(jī)病毒等；

　　二是對(duì)檢測(cè)所使用驅(qū)動(dòng)設(shè)備進(jìn)行測(cè)試，使其處于可靠完好狀態(tài)；

　　三是對(duì)磁帶、磁盤、光盤中存存儲(chǔ)數(shù)據(jù)檢測(cè)；

　　四是要定期以標(biāo)準(zhǔn)速度、恒定張力定期進(jìn)行倒帶；

　　五是每10年要更新一次磁帶，如情況需要可將周期縮短。

　　3.3建立電子檔案維護(hù)管理的信息文檔。

　　電子檔案維護(hù)管理的信息文檔，內(nèi)容應(yīng)包括：檔案卷號(hào)、起始盤號(hào)、歸檔日期、歸檔前的檢查情況、歸檔時(shí)的驗(yàn)收人、卷內(nèi)文件的份數(shù)、載體的類型、軟硬件環(huán)境及應(yīng)用軟件的情況。此外，還應(yīng)包括歸檔后的檢測(cè)與維護(hù)情況登記。

　　電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。