土地登記檔案是土地管理檔案的一種，它為黨和國(guó)家宏觀決策，增進(jìn)國(guó)家稅收，提供了可靠的依據(jù)和法律憑證。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，發(fā)揮著極其重要的作用。作為土地檔案管理工作者，就土地登記檔案的特性及管理措施談一點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

　　一、土地登記檔案的一般特性

　　土地登記檔案是土地登記制度（亦是法律制度）的一種體現(xiàn)。它是土地管理部門代表政府依據(jù)國(guó)家的法律、法規(guī)，遵循有關(guān)法定程序所建立的反映有關(guān)土地位置、面積、用途、使用條件等情況的圖紙、簿冊(cè)等文件材料。它具有區(qū)域性、政策性、公正性、可變性等不同于其它專業(yè)性檔案的特性。

　　1、區(qū)域性。《土地登記規(guī)則》第四條“土地登記以縣級(jí)行政區(qū)為單位組織進(jìn)行。”顯然，土地登記具有極其鮮明的區(qū)域性。土地登記的兩個(gè)主要內(nèi)容：一是土地權(quán)屬的狀況；二是相鄰宗地的相互關(guān)系。也就是說(shuō)：土地登記檔案是在基層土地管理部門實(shí)際工作中形成，按照區(qū)域特定編碼而整理裝訂成卷的。

　　2、政策性。土地是人類賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。對(duì)土地所有權(quán)和使用權(quán)做出確定的檔案資料，都是經(jīng)過(guò)土地管理人員，嚴(yán)格按照一定的法律程序，依據(jù)國(guó)家不同歷史時(shí)期有關(guān)土地政策、法規(guī)，在工作中運(yùn)用的結(jié)果。也可以說(shuō)，它是不同時(shí)期國(guó)家關(guān)于土地政策在實(shí)踐中具體真實(shí)的記錄。

　　3、公正性。土地登記檔案必須有申請(qǐng)人、相關(guān)人和經(jīng)辦人表達(dá)正確意見(jiàn)的書面形式的載體。由土地權(quán)利人主動(dòng)向土地管理機(jī)關(guān)申請(qǐng)，經(jīng)土地管理工作者權(quán)屬調(diào)查、實(shí)地測(cè)量，其結(jié)果以公示的方式并由審核機(jī)關(guān)核準(zhǔn)終結(jié)。

　　4、可變性。與其他檔案文件資料不同，土地登記文件資料中的一部分需隨著土地權(quán)屬和主要用途的變更而經(jīng)常變化。如土地登記卡，地籍二底圖等這些文件、圖冊(cè)資料的內(nèi)容，要在變更土地登記中不斷變化，如不及時(shí)更改已經(jīng)發(fā)生的土地登記文件資料，將使國(guó)家多年投入大量的人力、物力、財(cái)力所形成的地籍資料失去準(zhǔn)確性和保存價(jià)值這一特點(diǎn)，決定了其特殊的管理方法。

　　5、產(chǎn)權(quán)的不可移動(dòng)性。土地作為一種固定財(cái)產(chǎn)，其土地權(quán)利人不可能像對(duì)其他商品那樣隨意搬遷，移動(dòng)。檔案中將土地權(quán)利的主、客體內(nèi)容記錄在冊(cè)，土地權(quán)利人所取得的所有權(quán)、使用權(quán)及他項(xiàng)權(quán)利只能在依法確定的范圍內(nèi)行使自主權(quán)，不能隨意向周圍（四至）相鄰宗地實(shí)施主觀意向。

　　二、土地登記檔案的管理措施

　　（一）應(yīng)提倡規(guī)范化統(tǒng)一管理。

　　隨著土地出讓數(shù)量增多和房地產(chǎn)業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展，以土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓、出租、抵押為主要內(nèi)容的變更土地登記數(shù)目逐年增加，如果不盡快對(duì)土地登記檔案實(shí)行規(guī)范統(tǒng)一管理，十幾年所建立起來(lái)的地籍調(diào)查成果將失去意義和價(jià)值，后果將是不堪設(shè)想。規(guī)范、統(tǒng)一管理是當(dāng)務(wù)之急。

　　1、原國(guó)家土地管理明文規(guī)定，土地檔案的業(yè)務(wù)管理，由市（縣）級(jí)以上檔案局、館，進(jìn)行直接的業(yè)務(wù)監(jiān)督，指導(dǎo)。

　　2、土地登記文件資料管理，由負(fù)責(zé)土地登記工作的業(yè)務(wù)部門完成。在進(jìn)行土地登記文件資料更新時(shí)，由負(fù)責(zé)土地登記工作的業(yè)務(wù)主管部門向檔案室辦理借閱手續(xù)，然后根據(jù)變更土地申請(qǐng)和調(diào)查，核實(shí)的結(jié)果在有關(guān)的登記文件資料上作相應(yīng)的更新。待更新工作結(jié)束后，將整理的卷宗移交檔案室存檔。土地登記文件資料更新工作是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，必須建立和健全檔案更新制度，履行更新審批手續(xù)。

　　3、專業(yè)技術(shù)資料的更新，按照《地籍調(diào)查規(guī)程》技術(shù)要求，以行政轄區(qū)為單位，按街道、街坊、宗地進(jìn)行編號(hào)，建立檔案檢索合帳，使轄區(qū)內(nèi)每一宗地均有戶頭，每一次交易就辦理一次登記。對(duì)其變更的宗地，按變更地籍調(diào)查要求編號(hào)。此方法對(duì)于初始土地登記檔案及變更（包括權(quán)利人多次變更）均可在一個(gè)地號(hào)內(nèi)便可檢索到，對(duì)每變更一個(gè)土地權(quán)利人，在變更前案卷上，加蓋注銷印章，并在相應(yīng)的卡、冊(cè)及檢索臺(tái)帳中注名宗地的去向、編號(hào)。這樣能夠及時(shí)準(zhǔn)確地反映一塊土地的歷史演變過(guò)程的文字和圖冊(cè)記載。政府通過(guò)辦理土地登記，審核房地產(chǎn)交易的合法性、規(guī)范性，依法辦理土地登記手續(xù)等，對(duì)房地產(chǎn)市場(chǎng)實(shí)施有效的監(jiān)督、管理，并使之規(guī)范化。

　　（二）注重現(xiàn)代化管理手段。

　　隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制及房地交易市場(chǎng)的良好發(fā)展趨勢(shì)，以加入世貿(mào)組織為契機(jī)，以更加全面、科學(xué)、快捷、準(zhǔn)確的土地檔案資料，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展和檔案管理事業(yè)提供有利的支持和更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，以增強(qiáng)全民依法使用土地的自覺(jué)性，提高土地資料的合法性、權(quán)威性和知名度。

　　首先要建立和完善檔案管理現(xiàn)代化制度，制定相應(yīng)的專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)；二要改善檔案管理設(shè)施，增加經(jīng)濟(jì)投入，改變過(guò)去管理人員簡(jiǎn)單機(jī)械提取、存放檔案，以減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率；三要積極開(kāi)發(fā)應(yīng)用軟件，使信息化、網(wǎng)絡(luò)化在基層檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，使土地檔案管理真正適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，把地籍檔案的價(jià)值和管理功能充分發(fā)揮出來(lái)，做到取之于社會(huì)，服務(wù)于社會(huì)。

　　（三）提高管理者綜合素質(zhì)。

　　第一，更新觀念加強(qiáng)土地業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。我國(guó)加入世貿(mào)組織以后，經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展。作為一種資產(chǎn)的土地，自然也隨著卷入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮中，其流動(dòng)性不斷加大。如：土地的轉(zhuǎn)讓、出租、抵押及二、三級(jí)市場(chǎng)的活躍，這些都借助于土地登記檔案的記載，并依次作為法律依據(jù)。為此，檔案管理者既要看護(hù)好已有的檔案，又要懂得土地管理各項(xiàng)政策、法規(guī)，對(duì)土地變更檔案要了解它變更的來(lái)龍去脈及依據(jù)是否合法有效，變更前土地權(quán)利人的登記是否按一定程序申請(qǐng)注銷，各項(xiàng)變更資料圖、表、卡、冊(cè)是否做了相對(duì)應(yīng)的變更等。管理者要在“臺(tái)后”看管好國(guó)家土地家底。做一名既懂專業(yè)技術(shù)，又懂政策法規(guī)的復(fù)合型管理者。第二，利用信息技術(shù)根據(jù)土地登記檔案的形成特點(diǎn)，借助信息技術(shù)，編制圖、表、卡、卷的檢索方法。因土地資料種類繁雜，部分可借鑒圖書館的檢索方法。第三，樹立服務(wù)意識(shí) .管理的最終目的是提供利用，隨著人們對(duì)土地越來(lái)越重視，土地權(quán)屬糾紛日益突出，土地檔案為法院的裁決提供了有利證據(jù)；作為依據(jù)、憑證的土地檔案，其利用率逐日增多，所以檔案管理者要發(fā)揚(yáng)甘于寂寞、甘于奉獻(xiàn)的優(yōu)良傳統(tǒng)，銳意進(jìn)取，不斷創(chuàng)新，為國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。