當今信息技術的快速發(fā)展和快速滲透．已經(jīng)使社會各個領域發(fā)生了深刻的變化。作為鐵路企業(yè)參與競爭的基礎性環(huán)節(jié)的企業(yè)檔案管理．也不可避免的參與到這一深刻變化的過程之中。在這種迅速變化的環(huán)境面前．檔案管理如何應對新挑戰(zhàn)，采取新對策，為提高鐵路企業(yè)的競爭力和市場適應性提供有力支撐．是擺在檔案管理工作者面前的一個重要課題。

　　1信息化對檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

　　1．1檔案信息共享不足從目前情況看，檔案管理存在記錄企業(yè)科技檔案信息的內容多．反映企業(yè)經(jīng)營信息情況的少．注意收集“紅頭文件”而忽視對本企業(yè)形成的有關市場、銷售、產(chǎn)品開發(fā)等信息收集。由于鐵路企業(yè)內部還沒有形成健全發(fā)達的、一體化的網(wǎng)絡信息系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，因此檔案信息共享不足是各企業(yè)比較突出的問題。表現(xiàn)為大量信息散布在企業(yè)所屬的各個單位和各個崗位，沒有或沒有全部通過內部網(wǎng)絡集成為一個有機的整體，還表現(xiàn)為不同的信息以不同的結構(如EMAIL、Excel、Word文檔、掃描文檔等)在不同的數(shù)據(jù)庫、主機、應用系統(tǒng)上存在。而這些系統(tǒng)缺乏相互連接的信息渠道，數(shù)據(jù)被隔離并缺乏應有的關聯(lián)，從而給鐵路企業(yè)檔案收集、獲取有用信息帶來很大障礙。無法使信息及時得到共享，也不能快速形成信息檔案成果轉化為生產(chǎn)力的良性流動循環(huán)。

　　1．2信息安全的防范難度增加信息安全問題主要表現(xiàn)在以下四個方面：一是檔案文件的易擴散性。涉及到鐵路企業(yè)機密和知識產(chǎn)權的內容比較容易通過共享、互聯(lián)的渠道而泄密和擴散；二是易修改性。檔案的價值首先在于它是一種原生性的信息資源，但數(shù)字化的文件具有易修改和不留痕跡的特點．使檔案在被惡意修改或攻擊后難以恢復到原生狀態(tài)．導致文件的憑證性作用滅失．可追溯性降低：三是易移動性。電子文件很容易被刪除和移動，并且難以被即時發(fā)現(xiàn)；四是安全問題的持續(xù)性。在網(wǎng)絡狀態(tài)下，信息的安全性會因時間的推移而下降．信息的安全必須獲得持續(xù)的關注和持續(xù)的技術支持才有可能免遭不測。

　　1．3管理人員素質不適應企業(yè)的信息化給企業(yè)帶來的是“對管理理念創(chuàng)新，對管理流程再造．對管理團隊的重組，對管理手段的革新”。信息化解決了檔案長期以來傳統(tǒng)煩瑣的工作方式．但也給檔案人員帶來了較大的沖擊。表現(xiàn)在：一是知識的不適應。不具備現(xiàn)代化條件下的計算機相關知識和鐵路企業(yè)主產(chǎn)品的專業(yè)知識，在履行職能時就表現(xiàn)為不知道如何操作，不知道如何維護，不知道如何管理；二是能力的不適應。鐵路企業(yè)檔案管理人員普遍具有年齡相對偏大，學歷相對偏低，學習和接受新技術、新知識能力較差的特點，難以適應高速發(fā)展下的計算機工作環(huán)境，不具備運用信息技術對檔案進行篩選、加工、提煉、開發(fā)的能力，難以為企業(yè)提供各種增值的檔案信息服務。

　　2應對挑戰(zhàn)的對策

　　面對越來越多的挑戰(zhàn)和日益復雜的現(xiàn)實問題。企業(yè)應當著力從強化“一個基礎”、推進“三項工程”2個方面．以提高鐵路企業(yè)檔案管理水平和應對挑戰(zhàn)的能力。

　　2．1強化“一個基礎”要建立信息化條件下，電子文件的檔案管理標準體系。標準化是各項工作的基礎．也是確保檔案管理質量的重要支撐和保障。建立電子文件的標準化管理體系包括電子文件的登記標準、命名標準、收集標準、鑒定標準(包括文檔的真實性、完整性、有效性鑒定)、傳輸標準、歸檔標準、防護標準、安全標準、格式標準、修改標準以及專利維護等等。由于電子文件的記錄格式、記錄載體、記錄形式均區(qū)別于紙質文件，與紙質檔案存在著很大差別，不僅在外型上不同，在處理方法、管理內容上也存在著本質的不同。因此，這一標準體系的策劃與建設，要著重考慮2個重要因素：一是要緊緊圍繞電子文檔的有效收集、長久保存、真實保存和有效利用來展開，即要在傳統(tǒng)的管理模式上取得突破，確保文件從生成到歸檔管理的全過程受控，實現(xiàn)文檔與檔案實體的一體化，文檔與檔案保管的一體化．文檔與檔案信息利用的一體化。二是要具有面向未來的安全適應性．也就是要考慮在鐵路跨越式發(fā)展的大背景下，鐵路企業(yè)技術發(fā)展和流程再造等所帶來的安全保障的高標準要求。加強對電子文件和電子檔案管理方式的研究，包括相關的政策、技術、方法、標準體系等．以適應企業(yè)信息化和適應市場變化的要求。

　　2．2推進“三項工程”

　　2．2．1知識管理工程知識管理是企業(yè)檔案管理的基本功能。知識包括顯性知識和隱性知識。其中顯性知識表現(xiàn)為文件化的制度、設計圖紙等．這些知識通過目前正常的收集渠道已經(jīng)能夠獲得收集與存儲；隱性知識表現(xiàn)為凝結在鐵路員工個體身上的技能和經(jīng)驗．因此隱性知識是鐵路企業(yè)更為重要的知識。推進知識管理工程，就是要將檔案管理由顯性知識的收集向隱性知識的收集延伸。實施這一工程的基本步驟．一是促進隱性知識的顯性化，二是顯性化后的知識收集與存儲。顯性化后的知識收集與存儲已經(jīng)不是問題．因此這里的關鍵也就是促進隱性知識的顯性化。所謂隱性知識的顯性化，就是要通過復制的方式，把員工的經(jīng)驗轉化為組織所掌握的知識，使組織的智慧大于員工的個體智慧的集合。

　　但是隱性知識屬于個人的智力資本，出于個人競爭力的考慮，要讓員工自愿將寶貴的經(jīng)驗奉獻出來并不是一件容易的事。解決這一問題，一要建立互信文化。信任是實現(xiàn)知識交流與共享的前提，有了員工之間的相互信任，才能讓員工在分享他人知識成果的同時．愿意貢獻自己的知識成果．從而形成隱性知識和顯性知識之間良性互動的局面。二要建立制度。即要求員工定期把所處理、解決的問題及時總結．撰寫成案例，檔案管理部門再將這些案例進行整理．升華成為企業(yè)重要的知識經(jīng)驗庫。三要建立激勵機制。隱性知識既然是具有價值的知識，企業(yè)就應當通過進行價值量化的激勵方式，對員工貢獻的知識予以價值確認，激勵員工把經(jīng)驗及時貢獻給企業(yè)。四是通過網(wǎng)絡和論壇讓隱性知識在員工中共享，促進知識在企業(yè)內的傳播和交流。

　　2．2．2安全屏障工程信息化環(huán)境下的鐵路檔案安全保障問題是最為急迫而又最為棘手的問題。企業(yè)需要通過建立多重安全屏障確保檔案安全。一是建立軟件安全屏障。除了必備的殺毒軟件和防火墻軟件外．鐵路檔案管理的軟件至少應具備以下功能：1)日志功能。對關鍵信息的操作進行監(jiān)控，以日志的形式全面、詳細記載每次電腦修改記錄和修改內容，并生成相應報告。2)強制歸檔功能。強制、定時、自動保存重要崗位、關鍵人員的信息。3)自動加密功能。包括采用內部專用的文件格式保存文件．對文件傳輸過程自動加密等。4)系統(tǒng)訪問控制功能。實現(xiàn)嚴格的權限控制．確保只有注冊的設備、身份和授權的人才能修改、閱讀有關信息。5)防復制功能。根據(jù)權限設置只讀、修改等權限，且在修改前能自動備份原文件．保障檔案文件的原生性。二是建立硬件安全屏障。除了采用常規(guī)并且有效的防盜、防火、防塵、防水等安全措施外，還要考慮解決3個問題：1)確保文件檔案不依賴于硬件設施的狀態(tài)。主要是通過設置至少兩套硬件備份系統(tǒng)，采用第三方介質備份、脫機保存等來解決。2)確保密鑰安全。系統(tǒng)的關鍵操作人員除了使用密鑰確認身份外，還應利用加密狗、身份驗證卡片等硬件來確保密鑰安全。3)防止重要檔案信息非法傳播。主要是通過關閉數(shù)據(jù)轉移設備來防止企業(yè)知識的外泄。三是建立流程安全屏障。在設計、合同等關鍵管理系統(tǒng)的流程設計中，都要把信息安全作一體化的考慮。對于需要長期保存和具有憑證作用的重要材料等，要同時建立紙介質檔案。

　　2．2．3鐵路檔案管理隊伍再造工程要適應新的形勢和變化的環(huán)境。鐵路檔案管理隊伍的建設定位應當是再造，而不是簡單的素質提升，因此就特別需要站在知識管理的高度來考慮檔案管理隊伍的規(guī)劃和建設。首先，可以按照業(yè)務、技術、專家3個層次的架構，重構一支分工明確、結構合理、相互協(xié)調的檔案管理隊伍。檔案業(yè)務員主要是負責具體的檔案收集與存儲業(yè)務；技術人員則是將收集到的知識按照專業(yè)分工進行提煉、濃縮，便于知識的檢索、傳播和共享；專家則是站在更高的層次上予以專業(yè)指導．或是在企業(yè)設立的信息論壇上以版主的身份提供知識的指導和幫助。其次，針對不同層次的檔案管理人員的知識結構要求．開展必要的培訓與繼續(xù)教育．不斷提高檔案管理人員的業(yè)務素質。三是鼓勵檔案管理人員開展崗位練兵，使他們能夠在實踐中不斷鍛煉提高自己的業(yè)務水平與能力。

　　3結束語

　　在當今信息化建設飛速發(fā)展的環(huán)境下，在越來越激烈的市場競爭面前。企業(yè)檔案管理只有站在企業(yè)發(fā)展的歷史高度。立足于為提高企業(yè)市場競爭力提供有力支撐，不斷地進行管理創(chuàng)新，才能夠在新形勢、新挑戰(zhàn)面前取得主動，并使企業(yè)立于不敗之地。