一、制訂辦法，規(guī)范資料的編制與管理

　　多數(shù)工程竣工資料的整理常常落后于主體工程的進度，這主要因為：一是業(yè)主、監(jiān)理和施工單位平時不重視資料的管理，往往在工程臨近結(jié)束時才開始整理；二是各單位平時的檔案管理基本上沿用了文書檔案管理模式，工程臨近結(jié)束時集中整理較為困難；三是工程實施過程中專業(yè)化施工隊伍調(diào)動頻繁，一旦缺少資料不易整理齊全；四是工程技術(shù)人員、檔案管理人員對相互的業(yè)務(wù)不熟悉，內(nèi)業(yè)資料整理過程中返工現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。為了避免上述問題的產(chǎn)生，業(yè)主應(yīng)在項目立項后就著手制訂資料的編制與管理辦法，辦法制訂的越詳細，操作性也就越強，才能達到竣工資料編制規(guī)范齊全的要求。在辦法中應(yīng)對竣工資料的歸檔內(nèi)容、編制要求、資料收集整理的責任單位做出詳細的規(guī)定，使各參建單位一開始就清楚在資料的編制與管理方面自己應(yīng)做哪些工作，如何去做。

　　二、建立資料管理網(wǎng)絡(luò)

　　從項目立項開始，業(yè)主就應(yīng)成立以項目法人代表為主的資料管理領(lǐng)導小組。隨著工程進展，將設(shè)計、施工和監(jiān)理單位本項目負責人也納入領(lǐng)導小組之內(nèi)。各單位并配備專職檔案管理人員，具體負責資料的收集、整理和歸檔工作。特別是施工階段，時間跨度大，形成的資料多，在施工隊、班組中也應(yīng)設(shè)兼職資料管理員，使資料管理形成網(wǎng)絡(luò)。

　　在項目實施過程中，領(lǐng)導小組要履行事前指導、中間檢查、最后把關(guān)的職責。對一些好的做法和經(jīng)驗及時進行推廣、交流，互相取長補短，使建立起的管理網(wǎng)絡(luò)處于積極的工作狀態(tài)，使工作水平不斷提高。

　　三、組織專題培訓，提高資料管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　在項目實施過程中，雖然制訂了編制與管理辦法，但由于從事資料管理的人員業(yè)務(wù)水平不一，對管理辦法的規(guī)定、要求認識也不一致。甚至有些人員從未參與過竣工資料的編制工作，對如何組卷、裝訂，總覺得“形象”不起來，無從下手。在開工之初必須對資料管理人員進行培訓，結(jié)合實物對資料的編制內(nèi)容、要求進行講解，使管理人員明白如何做，為什么這樣做，只有資料管理人員業(yè)務(wù)水平提高了，才能更好地做好資料的編制與管理工作。