作為項(xiàng)目管理辦公室的工作人員和項(xiàng)目管理的咨詢?nèi)藛T，我們常常聽到來自項(xiàng)目經(jīng)理的有關(guān)項(xiàng)目溝通方面的很具體的問題，在最近對北京一家公司項(xiàng)目工作人員的一個調(diào)查中，我們在收集到的三十幾個問題（項(xiàng)目溝通方面）中挑選了最具有代表性的九個問題，運(yùn)用我們在項(xiàng)目管理中的學(xué)習(xí)知識和工作經(jīng)驗(yàn)對上述九個問題進(jìn)行了解答。我們沒有把這九個問題進(jìn)行綜合論述，而是采取了最簡單的問與答的形式，主要是為了讓文章更加直觀，一是為了使讀者身歷其境，希望我們的建議對于有同樣疑問的項(xiàng)目管理工作人員有一點(diǎn)幫助，第二也是希望在和讀者交流的過程中充分聽取讀者的意見和反饋，以達(dá)到拋磚引玉的目的。以這樣的形式寫文章對于我們來說還是第一次，不足之處還望大家多予指正。

　　1）針對超出我能力范圍的項(xiàng)目，我將如何與我的上司進(jìn)行交流？

　　建議：

　　a）說明我的困難之處

　　b）分析項(xiàng)目需求和項(xiàng)目面臨的狀況。我是否能夠完成此項(xiàng)目？我有哪些不足之處？我的不足是否會導(dǎo)致項(xiàng)目走向失�。�

　　c）針對這些挑戰(zhàn)，我應(yīng)該如何制定風(fēng)險管理計劃？

　　分析：在管理一個超出能力范圍的項(xiàng)目前，首先需要對以下幾個方面進(jìn)行考慮：

　　從技術(shù)上來看，

　　1.此項(xiàng)目是否是公司的確認(rèn)項(xiàng)目——必須完成，不可更改

　　2.是否確認(rèn)需要我來負(fù)責(zé)此項(xiàng)目——公司沒有其他更加合適的人員來負(fù)責(zé)此項(xiàng)目

　　3.仔細(xì)分析項(xiàng)目需求及目前自己的能力水平——看自己和項(xiàng)目還有哪些差距，這些差距是否可以彌補(bǔ)

　　4.確認(rèn)自己超出能力范圍時，是否可以通過增加所缺能力的人員來為項(xiàng)目增加此項(xiàng)能力

　　5.要求公司請專家進(jìn)行指導(dǎo)

　　6.對項(xiàng)目進(jìn)行深入分析，將超出能力范圍的部分進(jìn)行外包

　　從計劃上來看，

　　1.對項(xiàng)目編制一個系統(tǒng)的計劃，并對此計劃進(jìn)行評估

　　2.針對項(xiàng)目的難點(diǎn)問題，舉行項(xiàng)目會議進(jìn)行深入的討論，評估難度系數(shù)

　　3.針對技術(shù)難點(diǎn)，分析技術(shù)難點(diǎn)，制定一個技術(shù)培訓(xùn)計劃

　　4.制定一個完整的風(fēng)險管理計劃，并要求全體項(xiàng)目成員進(jìn)行評估

　　2）我制定的團(tuán)隊(duì)交流計劃需要詳細(xì)到何種程度？（我需要和我的團(tuán)隊(duì)成員針對我的計劃交流到何種程度）

　　建議：你不需要對核心成員外的所有團(tuán)隊(duì)成員來解釋你的每一條款。通常你只需要向你的團(tuán)隊(duì)成員解釋以下幾點(diǎn)：

　　a）我們需要的交付成果是什么？

　　b）我們的項(xiàng)目如何完成公司的總體構(gòu)想？

　　c）項(xiàng)目當(dāng)前階段，我們團(tuán)隊(duì)成員的應(yīng)交付成果是什么？

　　分析：一個項(xiàng)目的失敗，不是這個項(xiàng)目沒有計劃，而是項(xiàng)目的計劃沒有得到很好的實(shí)施。一個項(xiàng)目交流計劃要得到很好的貫徹，需要有以下的條件：

　　1.將制定的工作計劃在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會議中進(jìn)行討論，有兩個好處：1、可以確定項(xiàng)目計劃的可行性，2、可以使每個團(tuán)隊(duì)成員切實(shí)理解項(xiàng)目計劃，以便更好的實(shí)施

　　2.將項(xiàng)目計劃和個人結(jié)合，確保每個人都知道他在這個項(xiàng)目中所處的位置，讓每個人都知道其工作的重要性，提高大家的積極性

　　3.將我們在這些計劃中需要哪些工作成果，每個工作成果都要達(dá)到什么要求，在可能的情況下盡量作出模板

　　4.向團(tuán)隊(duì)成員解釋時，需要讓每個人聽清楚并讓他們明白工作的期限和可交付物

　　5.讓每個團(tuán)隊(duì)成員說明各自對自己需要完成的任務(wù)以及完成任務(wù)的期限的理解，

　　3）如何讓我的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員明白項(xiàng)目文檔過程的重要性？