文件的價值文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動，其使用有助于：

　　a）滿足要求和質(zhì)量改進；

　　b）提供適宜的培訓(xùn)；

　　c）重復(fù)性和可追溯性；

　　d）提供客觀證據(jù)；

　　e）評價質(zhì)量管理體系的有效性和持續(xù)適宜性。

　　文件的形成本身并不是目的，它應(yīng)是一項增值的活動。

　　質(zhì)量管理體系中使用的文件類型在質(zhì)量管理體系中使用下述幾種類型的文件：

　　a）向組織內(nèi)部和外部提供關(guān)于質(zhì)量管理體系的一致信息的文件，這類文件稱為質(zhì)量手冊；

　　b）表述質(zhì)量管理體系如何應(yīng)用于特定產(chǎn)品、項目或合同的文件，這類文件稱為質(zhì)量計劃；

　　c）闡明要求的文件，這類文件稱為規(guī)范；

　　d）闡明推薦的方法或建議的文件，這類文件稱為指南；

　　e）提供如何一致地完成活動和過程的信息的文件，這類文件包括形成文件的程序、作業(yè)指導(dǎo)書和圖樣；

　　f）為完成的活動或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件，這類文件稱為記錄。

　　每個組織確定其所需文件的多少和詳略程度及使用的媒體。這取決于下列因素，諸如組織的類型和規(guī)模、過程的復(fù)雜性和相互作用、產(chǎn)品的復(fù)雜性、顧客要求、適用的法規(guī)要求、經(jīng)證實的人員能力以及滿足質(zhì)量管理體系要求所需證實的程度。