摘要：分析了企業(yè)檔案管理的重要性，闡述了企業(yè)檔案管理的原則，并對現(xiàn)行檔案管理工作提出了相應的建議，以期為有關(guān)檔案工作者提供參考。

　　1企業(yè)檔案管理的重要性

　　企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進行科學分類整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案，實現(xiàn)檔案的有效利用。

　　（1）企業(yè)的檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑。

　　（2）企業(yè)的科技檔案是知識形態(tài)的生產(chǎn)力。

　�。�3）企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益的表現(xiàn)形式。

　�。�4）企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分，是企業(yè)成功的金橋。

　　2企業(yè)檔案管理原則

　�。�1）統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理。企業(yè)內(nèi)部的檔案機構(gòu)要對本企業(yè)的檔案工作實行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對企業(yè)的全部檔案實施綜合管理。

　�。�2）維護企業(yè)檔案的完整與安全。維護檔案的完整，從數(shù)量上說，要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套；從質(zhì)量上說，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機聯(lián)系，在范圍上應涵蓋企業(yè)全部工作活動所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書，嚴防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護企業(yè)檔案的安全，對企業(yè)檔案進行很好的管理和保護，要加強保密工作，嚴防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，嚴守企業(yè)檔案中所含的涉密事項，保護知識產(chǎn)權(quán)，維護企業(yè)的合法權(quán)益。

　�。�3）便于企業(yè)和社會對企業(yè)檔案的有效利用。企業(yè)檔案的利用，既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點，又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展，就是因為它對社會有一定的利用價值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗檔案管理工作質(zhì)量的根本標準。

　　3加強企業(yè)檔案管理建議

　　3.1統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案管理現(xiàn)代技術(shù)標準，加快相關(guān)法規(guī)的完善，保護知識產(chǎn)權(quán)、提高信息的可獲取性檔案工作的標準化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。因為現(xiàn)代檔案信息已不再屬于一個部門，而是作為一個地區(qū)、一個系統(tǒng)、一國或多國乃至國際檔案信息交流的一個組成部分。因此檔案工作部門必須要遵循標準化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎(chǔ)性工作，都要嚴格按照統(tǒng)一的標準進行規(guī)范整理。國家相繼出臺了一系列相關(guān)標準，除了信息管理共用的標準和目前暫時與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標準外，還有電子文件管理專用的標準和規(guī)范，如《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T15-1995）、《CAD電子文件光盤存儲系統(tǒng)的一致性測試》（GB/T17679-1999）、《CAD電子文件管理》（GB/T17825.1～10-1999）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）、《公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T32-2005）等。并不斷完善、修改《檔案法》等相關(guān)法律，進一步為檔案管理信息化提供法律依據(jù)。

　　3.2提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)

　�。�1）具有較高的政治素質(zhì)。提高檔案專業(yè)人員的政治素質(zhì)，首先要認真學習馬克思列寧主義、毛澤東思想、學習鄧小平建設(shè)有中國特色社會主義理論與檔案工作實際結(jié)合起來，著力解決好世界觀、人生觀問題，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅實的思想理論基礎(chǔ)。

　�。�2）具有較高的職業(yè)道德素質(zhì)。檔案專業(yè)人員必須具有較好的職業(yè)道德，要牢固樹立為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務的宗旨，提高服務質(zhì)量。檔案專業(yè)人員應尊重檔案、尊重歷史，堅持據(jù)實立檔，據(jù)實用檔；必須忠于職守，具有嚴格的保密觀念，以確保檔案在政治上的安全。

　�。�3）應具有較高的專業(yè)素質(zhì)。必須具有扎實的專業(yè)理論基礎(chǔ)，掌握檔案工作的方法和規(guī)律，精通檔案業(yè)務，在熟悉檔案工作的基礎(chǔ)上，豐富計算機知識，實現(xiàn)檔案工作由傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。

　�。�4）應具有創(chuàng)新意識。創(chuàng)新是工作向前發(fā)展的直接推動力，知識經(jīng)濟的來臨，我們要學習與創(chuàng)新同步，需要創(chuàng)造性學習，善于發(fā)現(xiàn)新事物，研究新問題、新辦法。應把握機遇，解放思想，開創(chuàng)性工作，以新思維對待新問題，以新思路和新對策解決出現(xiàn)的問題，努力把檔案管理工作提高到一個新水平。

　　3.3服務創(chuàng)新信息化時代，文件與檔案工作的服務方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對信息服務的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。在信息服務方式上，一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺。通用的信息應用系統(tǒng)，在功能模塊設(shè)計時，對文件與檔案管理的業(yè)務工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準確率。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺，突出了用戶的權(quán)益，保護了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時，體會到檔案服務工作人性化、主動性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，以先進技術(shù)為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導和業(yè)務部門提供信息服務；第三是為有遠程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時間的信息服務。

　　3.4正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領(lǐng)導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領(lǐng)導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

　　3.5加強企業(yè)檔案管理標準化建設(shè)

　　（1）明確歸檔制度。企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護檔案的義務，不得裁留檔案。行政管理、勞動人事、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學研究類文件材料應在項目完成后15日內(nèi)歸檔。會計核算類文件由財會部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業(yè)人員因公外出學習、考察、開會獲得的文件材料，要在會議結(jié)束后10天內(nèi)向檔案室移交。對制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關(guān)部門和人員要積極配合。

　�。�2）嚴格遵守企業(yè)檔案管理流程。包括管理部門、文件點收、文件整理、檔案分類、檔案名稱及編號、檔號編定、歸檔與檔案清理、保存期限、檔卷清理、調(diào)卷程序、調(diào)卷管理等。

　　（3）完善企業(yè)檔案管理制度。包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制、檔案統(tǒng)計制度、文件材料立卷歸檔制度等。