物業(yè)管理公司的財務管理部門，在對其下屬的物業(yè)管理處進行會計核算前，必須先行對國家及地方與物業(yè)管理相關(guān)的法規(guī)和稅規(guī)有清楚地了解，此外，還應對與本公司、本物業(yè)相關(guān)下列文件的相關(guān)規(guī)定予以關(guān)注。

　　一、業(yè)主公約

　　業(yè)主公約是各業(yè)主與發(fā)展商在買賣樓宇后所簽署的合約。公約對發(fā)展商、全體業(yè)主、用戶及管理者均有約束力，并明確各自的權(quán)利、義務及責任。

　　公約內(nèi)包括了很多有關(guān)財務處理、費用計算等數(shù)據(jù)。財務管理部人員須詳細了解該項資料及規(guī)定，并作為會計核算的依據(jù)。

　　現(xiàn)列舉其中較重要的條款如下：

　　1.本物業(yè)管理賬目發(fā)生盈虧時的處理辦法

　　一份內(nèi)容完善的公約應就本物業(yè)管理發(fā)生盈余或虧損情況時的處理或解決辦法予以明確規(guī)定。通常，本著“用者自付”的原則，本物業(yè)的盈余由該物業(yè)的全體用戶共同享有，本物業(yè)的虧損由該物業(yè)的全體用戶共同分擔。當然也可以是其它的處理方式，如：在業(yè)主委員會成立之前的前期物業(yè)管理期間，小用戶以按約定繳納綜合物業(yè)管理費用為限，收入不足以應付經(jīng)常性支出時，由開發(fā)商承擔補貼責任。但關(guān)鍵是必須有明確的約定。

　　2.本物業(yè)綜合管理費收支情況的公布

　　要求物業(yè)管理公司定期公布所管物業(yè)的收支情況，是我國物業(yè)管理行業(yè)法規(guī)中明文規(guī)定的。在與有關(guān)法規(guī)保持一致的前提下，公約中通常會對公布的具體時間、方式和要求做出規(guī)定。

　　3.收支核算方面的規(guī)定

　　公約通常列明是否需要為本物業(yè)各部分（如：停車場、辦公樓、住宅樓等）的收支獨立核算。

　　4.未出售單位和已出售但空置單位管理費計算法

　　通常未出售的單位享有一定的管理費減免優(yōu)惠。

　　5.管理費起計日期的約定

　　通�？梢允菍嶋H收樓日，或交付使用通知書發(fā)出日期加若干天為起計日，或者以前述兩者較早者為起計日，也可以是開發(fā)商與業(yè)戶在售樓時做出的其它約定。

　　6.滯納金的計算法

　　公約通常會規(guī)定業(yè)戶必須在每月某日前繳付管理費，逾期未付者，則管理公司有權(quán)按規(guī)定利率計收滯納金。

　　二、管理合約

　　管理合約是開發(fā)商或業(yè)主委員會與物業(yè)管理公司簽署的合約，其主要作用是明確委托方和受托方的權(quán)利和義務。主要應包含以下內(nèi)容：

　　1.物業(yè)管理公司管理本物業(yè)的年限，及管理公司報酬的計收標準及方法等。

　　2.物業(yè)管理公司受管理公約的約束，并享有公約規(guī)定的管理人所享有的權(quán)利、義務及責任，根據(jù)管理公約對本物業(yè)進行管理。

　　3.需編制財務預算及預算控制，除首年預算外，通常由財務管理部牽頭為每一新的財政年度制定財政預算，并在該年度的實際運作中對各項開支實施預算控制。

　　4.合約到期或終止時，財務移交方面的要求。

　　三、用戶手冊、裝修守則及大廈各項收費標準一覽表

　　該等文件通常在業(yè)主收樓時一并派發(fā)，并列明各項收費、按金、罰款及按金退還的程序等事宜。

　　四、收樓的流程

　　在整個收樓的程序中，有很多會計部必不可少的資料，如：

　　1.確實的收樓日期，用以計算管理費起計日期。

　　2.各單位業(yè)戶數(shù)據(jù)，包括姓名、聯(lián)絡地址及電話等。

　　3.已繳付管理費按金及其它款項的收據(jù)，可作入賬及對賬的憑據(jù)。

　　根據(jù)上述資料，可以建立一套必要的圖表檔案，如：單位數(shù)據(jù)列表已收各種按金明細表、應收／已收／欠收管理費一覽表等。