隨著工程造價咨詢機(jī)構(gòu)改制的全面完成和我國加入WTO后，工程造價咨詢機(jī)構(gòu)的執(zhí)業(yè)環(huán)境發(fā)生深刻的變化，對其執(zhí)業(yè)質(zhì)量要求也越來越高，檔案管理制度作為造價咨詢機(jī)構(gòu)每年年檢的必要內(nèi)部建設(shè)制度，理應(yīng)受到造價咨詢單位的高度重視 ，這是規(guī)范咨詢機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)行為的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是咨詢機(jī)構(gòu)“以質(zhì)量求生存，以質(zhì)量求發(fā)展”的具體體現(xiàn)。首先，我們來看一看工程造價檔案工作的對象：收集、整理、保管、利用具有保存價值的資料；下面，我們著重論述工程造價咨詢機(jī)構(gòu)檔案的作用和如何做好檔案管理工作。

　　（一）、工程造價咨詢機(jī)構(gòu)檔案的重要作用

　　工程造價檔案是國家全部檔案的一部分，具有檔案的一切屬性，同時也有自身的作用性。

　�。�1）、作為工程造價資料的組成部分，為工程建設(shè)提供服務(wù)和借鑒。

　　1991年11月，建設(shè)部印發(fā)了《關(guān)于工程造價資料積累制度的幾點(diǎn)意見》，標(biāo)志著工程造價資料積累制度的正式建立。工程造價資料積累制度是工程造價計(jì)價依據(jù)的基礎(chǔ)性工作，對于加強(qiáng)我國工程造價管理，合理確定和有效控制工程造價具有十分重要的作用。造價咨詢檔案作為工程造價資料的組成部分，同樣為政府投資決策、造價管理部門各類定額的編制、施工企業(yè)制定內(nèi)部消耗量定額以及建設(shè)單位確定工程各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，以及研究同類工程造價變化規(guī)律等許多方面發(fā)揮著作用。它提供的技術(shù)數(shù)據(jù)和技術(shù)指標(biāo)直接服務(wù)于工程建設(shè)，促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

　�。�2）、工程造價咨詢檔案是防范審計(jì)風(fēng)險，減少法律責(zé)任的重要保證。

　　工程造價檔案以各種文字、圖表和多媒體、電子文件等多種形式表現(xiàn)，是工程造價咨詢機(jī)構(gòu)在執(zhí)業(yè)過程中的歷史記錄。規(guī)范完整的造價咨詢檔案，在咨詢機(jī)構(gòu)同委托單位及被審核單位相互間發(fā)生雙邊或多邊經(jīng)濟(jì)糾紛、產(chǎn)生法律訴訟時，可就此依據(jù)檔案所記載的內(nèi)容，作為法律事實(shí)，來證明單方、雙方或多方的責(zé)任，明確各方的過失，最大限度的降低審計(jì)風(fēng)險和以其減少承擔(dān)的法律責(zé)任，從而維護(hù)造價咨詢機(jī)構(gòu)的權(quán)利和經(jīng)濟(jì)利益。

　�。�3）、工程造價咨詢檔案是企業(yè)強(qiáng)化內(nèi)部管理和提高審核質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。

　　工程造價咨詢檔案制度的完善、標(biāo)準(zhǔn)與否，反映其內(nèi)部管理制度和審核質(zhì)量的高低，它規(guī)范著造價咨詢單位的執(zhí)業(yè)行為，促使其建立責(zé)任追究體制。結(jié)合當(dāng)前實(shí)際，我們更應(yīng)充分認(rèn)識到由于目前造價咨詢市場還存在各種弊端，造價咨詢機(jī)構(gòu)片面追求經(jīng)濟(jì)利益，執(zhí)業(yè)行為達(dá)不到國家和省有關(guān)文件的要求，專職人員和兼職人員執(zhí)業(yè)素質(zhì)高低不同，這就要求造價咨詢機(jī)構(gòu)做好檔案管理工作，讓其成為保證審核質(zhì)量的強(qiáng)有力屏障，同時也是對主審人員和輔助審核人員一種制度上的管理和約束，起到事后監(jiān)督（事后控制）的作用。