管理就是流程和文檔。我是一個(gè)被IBM公司格式化了的管理者，在管理方面強(qiáng)調(diào)流程，也深深領(lǐng)會(huì)流程在公司管理中的重要地位。同時(shí)我又是一個(gè)文檔的堅(jiān)決奉行者，沒(méi)有文檔，拿什么來(lái)證明你在做管理工作呢？

　　對(duì)項(xiàng)目管理中重要文檔的理解，可以反映出一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目管理方面的能力和水平。項(xiàng)目管理方面的關(guān)鍵文檔，例如項(xiàng)目章程、項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)、項(xiàng)目管理計(jì)劃，是項(xiàng)目過(guò)程中的重要輸出物，項(xiàng)目經(jīng)理必須充分使用這些文檔解決項(xiàng)目的問(wèn)題。項(xiàng)目章程確立了項(xiàng)目和項(xiàng)目經(jīng)理的地位，項(xiàng)目管理計(jì)劃反映項(xiàng)目經(jīng)理在執(zhí)行項(xiàng)目前，已經(jīng)有了充分的計(jì)劃和通盤(pán)考慮。

　　跨國(guó)公司為此制定了本公司的項(xiàng)目管理文檔的模板，要求項(xiàng)目經(jīng)理按照模板準(zhǔn)備相關(guān)文檔。模板其實(shí)就是一個(gè)形式。很多聰明人是不喜歡模板的，愿意按照自己的意愿寫(xiě)文檔，在大公司是要挨批的。

　　我主張形式大于內(nèi)容，盡管形式是為內(nèi)容服務(wù)，但是形式是可以很明確做到的，內(nèi)容卻不能直接判斷。在一個(gè)公司遵從形式是可以看到的，是態(tài)度問(wèn)題，內(nèi)容如何卻難以立刻判別，是能力問(wèn)題。一個(gè)公司不能統(tǒng)一項(xiàng)目管理文檔的形式，一定是管理上不到位。微軟中國(guó)的一位副總裁到美國(guó)總部匯報(bào)工作，把筆記本接到投影機(jī)上，說(shuō)道“由于時(shí)間關(guān)系，沒(méi)有按照總部要求的模板準(zhǔn)備報(bào)告內(nèi)容，而且他自己的形式更能說(shuō)明問(wèn)題”，結(jié)果怎樣？他立即被會(huì)議的主席請(qǐng)下臺(tái)。主席說(shuō)，“你這樣無(wú)視公司的要求，可以想象在你領(lǐng)導(dǎo)的部門里，管理是多么沒(méi)有力度和混亂。”

　　形式大于內(nèi)容，對(duì)于學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理的人也是適用的。在項(xiàng)目管理功力還不到位的時(shí)候，特別建議使用一套項(xiàng)目管理文檔的模板，而且問(wèn)自己，沒(méi)什么模板是這樣的？這份文檔的作用是什么？幫助你解決了項(xiàng)目中哪方面的問(wèn)題？

　　這樣一套項(xiàng)目管理的模板包括：項(xiàng)目章程、項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)、項(xiàng)目管理計(jì)劃、項(xiàng)目商業(yè)論證、項(xiàng)目啟動(dòng)報(bào)告、項(xiàng)目工作組章程、項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目周報(bào)、項(xiàng)目月報(bào)、項(xiàng)目問(wèn)題清單、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)清單、項(xiàng)目變更清單、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。如果公司沒(méi)有統(tǒng)一的模板，做為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理一定自己整理一套自己的項(xiàng)目管理模板。理解了這套模板，也就把握了項(xiàng)目管理的關(guān)鍵內(nèi)容。