與運作客戶關系管理是一個復雜的系統(tǒng)工程，需要一定的條件來維持其實是：包括硬件軟件的支持、員工的支持、客戶（業(yè)主）的參與、管理者的管理等。

　　硬件軟件支持。依靠基礎設施，通過多種渠道建立與客戶進行溝通。

　　主要體現(xiàn)在以幾方面：

　　傳統(tǒng)方式的運用。服務產(chǎn)品的特點決定物業(yè)管理公司的客戶關系管理不能完全的信賴網(wǎng)絡。傳統(tǒng)的方式有時候更便利更通俗更富有“人情味”。這方面主要包括信息欄、宣傳櫥窗、意見箱、問卷調(diào)查、用戶手冊等，但這方面的應用將愈來愈少；

　　管理信息系統(tǒng)的運用。這是客戶關系管理運行的主要平臺，主要是將現(xiàn)有的網(wǎng)絡的開發(fā)的管理軟件整合，利用客戶關系管理系統(tǒng)來完成信息的收集、存儲、事務安排處理以及鋪助管理決策等。

　　面對面的交流渠道。沒有什么比面對面的交流更能增進雙方的關系，物業(yè)管理公司絕對不應忽視這一點。

　　業(yè)主的參與。業(yè)主的參與的過程就是消費的過程，也是提高服務質(zhì)量的過程，更是維護自身權益的過程。

　　業(yè)主平時的參與，業(yè)主和非使用人平時就應當多提意見和建議，使自己能夠獲得更優(yōu)質(zhì)的服務，也使物業(yè)管理公司更好的了解客戶需求。

　　業(yè)主委員會作用的發(fā)揮，業(yè)主委員會應當支持和配合管理公司的服務，加強與物業(yè)管理公司的交流，共同創(chuàng)造良好的生活環(huán)境和工作環(huán)境。

　　員工的支持，在物業(yè)管理公司擔任直接服務性的人員，在業(yè)主或非業(yè)主人看來其實就是服務產(chǎn)品的一部分。由于物業(yè)管理公司屬于經(jīng)營“高接觸度”服務業(yè)務的企業(yè)，公司必須重雇員的挑選、培訓、激勵的控制。